Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.
Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.
В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы.
- Управленческое регулирование:
o четкое определение и формулирование задач;
o формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;
o планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;
o обсуждения планов, задач, путей их решения.
- Совершенствование системы обратной связи:
o перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;
o опрос работников, в среде которых необходимо выявить: четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель для предложений.
- Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.
- Создание каналов информационных сообщений (статьи, радио и т.п.)
- Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).
Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:
- принцип формирования структуры коммуникаций, отвечающей потребностям сотрудничества, партнерства и компетентности;
- принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;
- принцип рационального использования рабочего времени руководителя;
- принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;
- принцип полномочий и ответственности;
- принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;
- принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.
Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен данными, интрасети.
Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.
Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем.
- Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.
- Система действий, называемая «выведением управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия— хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему