Нужна помощь в написании работы?

Довольно существенны различия русской и зарубежной школ официальной переписки с точки оформления структурных элементов делового письма. Последовательность элементов, составляющих наименование и адрес получателя, также различна.

Типовыми реквизитами международного делового письма являются:

- заголовок;

- номер документа;

- дата;

- специальные почтовые отметки;

- уведомление о конфиденциальности;

- адресат;

Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

- указание на желательность ознакомления;

- обращение;

- заголовок к тексту;

- текст;

- учтивое заключение;

- подпись;

- пометка об исполнителях;

- приложения;

- копии письма;

- постскриптум.

В настоящее время наиболее употребительными являются три основных стиля: блочный, модифицированный блочный и упрощенный.

Знакомство с традициями зарубежной школы делового письма расширяет общее представление о нормах, приемах и стиле письменного делового общения. Однако механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, на практику отечественной деловой переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка и стиля документов, разрушает сложившиеся традиции.

Четыре элемента структуры

К составлению серьезных документов нужно подходить серьезно и тщательно. Они должны состоять из следующих четырех составных элементов.

Вступление

Это объяснение того, зачем вы пишете письмо. Сошлитесь на предыдущее письмо, знакомство, разговор или документ.

Основная информация (факты и цифры)

Дайте основную информацию со всеми подробностями, цифрами и датами. Либо попросите информацию. Разделяйте текст на абзацы. Следите за логикой изложения.

Действие (вывод)

Действие, которое должен предпринять читатель. Либо действие, которое вы предпримете. Укажите конечный срок, если это необходимо.

Концовка (одна строка)

Иногда достаточно простого заключительного предложения из одной строки.

А теперь давайте рассмотрим эти 4 элемента более подробно.

1. Вступление

В первом абзаце нужно указать причину написания письма. Это может быть:

  • Благодарность за предыдущее письмо
  • Напоминание о встрече или разговоре
  • Вступление к теме, которая будет обсуждаться.

Примеры

Thank you for your letter of…

It was good to meet you again at last week’s conference.

We wish to hold our annual conference at a London hotel in October.

Примечание

Если вы начинаете предложение с Further to your letter of…, то его всегда нужно продолжать следующим образом:

Further to your letter of 15 May, I am sorry for the delay in attending to this matter.

Основная информация

Это основная часть сообщения, в которой дается вся инфомация, которую получатель должен знать. Альтернативный вариант: вы запрашиваете информацию. Возможно также сочетание обоих вариантов. Информацию необходимо давать просто и ясно, разделяя ее на отдельные абзацы. Этот раздел должен приводить к логическому выводу.

3. Действие (вывод)

В этом разделе сообщение приводит к логическому выводу. Это может быть:

  • описание действия, которое ожидается от получателя
  • описание действия, которое вы предпримете вследствие того, что вы изложили в письме

Примеры

Please let me have full details of the costs involved together with some sample menus.

If payment is not received within seven days this matter will be placed in the hands of our solicitor.

4. Концовка

Обычно все, что необходимо для окончания сообщения, — это простое заключительное предложение, состоящее из одной строки. Оно должно соответствовать содержанию сообщения.

Примеры

I look forward to meeting you soon.

I look forward to seeing you at next month’s conference.

A prompt reply would be appreciated.

Please let me know if you need any further information.

11. Оформление конвертов в деловой переписке на английском языке.

Wicked Wax Co. Ltd
22 Charlton Way
London, SE10 8QY

« Адрес отправителя « вместо этого может быть шапка фирменного бланка компании с названием и контактной информацией

5th December, 2006

« Дата

Ms. Maggie Jones Angel Cosmetics Inc. 110 East 25th Street New York, NY, 10021 USA

« Адрес получателя

Dear Ms. Jones,

« Приветствие

Forthcoming Exhibition

« О чем письмо (тема)

Первый параграф...
Второй параграф...
Третий параграф...

« Само письмо

Sincerely,

« Заключение

Morris Howard

« Подпись (от руки)

Morris Howard, President

« Имя, должность (напечатанные)

cc: Brian Waldorf

« копия письма отослана …

Enc: catalogue

« включенные документы

Существуют и другие пути оформления делового письма, где, к примеру, вырезаны параграфы, а дату печатают с правого края. Дальше вы познакомитесь с примерами таких писем.

При оформлении делового письма на английском языке лучше всего напечатать текст на конверте. Большинство компьютерных программ для редактирования текста содержат функции для нанесения разметки, которые значительно облегчают процесс оформления конверта для деловых писем. Все, что вам нужно сделать, это указать используемый размер конверта и ввести необходимую информацию в соответствующих полях, например:

Здесь иногда указывают Наименование компании и адрес отправителя

Почтовая марка

Mr. Tadao Price
Aero Space Inc.
103 West 3th Street
New York
NY 10026
USA

Поделись с друзьями