Стили расположения реквизитов в деловых письмах международного образца.

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатают на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1).

Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки».

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов (реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например:

Reference: 101;

Ref: DB;

Ref: DB/101;

Ref: DB/AP/101, где

Reference (Ref) – ссылка; DB – инициалы автора; AP – инициалы секретаря или исполнителя; 101 – порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например:

Your reference 12.

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления к числу «th»), например:

17 August 2003.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

• имени и фамилии получателя;
• наименования компании;
• номера дома, улицы;
• города; штата (графства), почтового округа (указанного цифрами);
• страны.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», т. е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса 4 межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear…». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

• Dear Sir – если имя получателя неизвестно;
• Dear Madam – если имя получателя неизвестно;
• Dear Mr Neit – господину, имя которого известно;
• Dear Mrs Fella – замужней женщине;
• Dear Miss Jones – незамужней женщине;
• Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:

RE: – сокращение слова “regarding” (относительно);

In re: – сокращение сочетания “in regard to” (касательно);

Subject: – предмет, тема, вопрос, например:

RE: Выставка «Информтехника-2003»

или

In re: Оплата по контракту №345/128.

Заголовок – необязательный реквизит, его указание является, скорее, правилом хорошего тона.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступлением начала каждого абзаца на 5 интервалов (с красной строки).

Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы. Через 2 межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии – слова Dear Madam/Sir/Sirs, то окончание – Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order №34

или сокращением:

Encl: Contract №11/Si15.

При направлении копий письма («carbon copy», или «сс») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии (реквизит 12).