Перечислите общие требования к написанию деловых писем.

Общие требования написания деловых писем таковы:

         бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

         желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

         служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

         ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением 1 см от левого края строки;

         текст печатается через полтора-два интервала;

         желательно избегать переноса слов;

         в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 20 января 2005 года);

         наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

         ниже, с края строки ли в центре листа пишется вежливое обращение, например "Уважаемый Иван Иванович";

         после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

         заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение;

         подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, "С уважением …"; фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

         резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

         письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

         на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо – 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

         точность и ясность изложения мыслей – короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

         максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

         краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

         грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

         корректность – деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.