Требования к оформлению деловых писем

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Какие реквизиты должно иметь деловое письмо? Перечень их выглядит следующим образом:

1.                Дата

2.                Номер

3.                Ссылка на дату и номер полученного письма

4.                Адресат

5.                Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо?

6.                Текст

7.                Отметка о наличии приложений

8.                Подпись

9.                Отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации (см. словарь основных терминов делопроизводства в хрестоматии). В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему адресату будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Для того чтобы вы еще раз зрительно представили все обязательные структурные составляющие делового письма, мы составили для вас следующую схему:

05.11.2007 № 89/01 На № 67/94 от 17.10.2007   Об изменении проекта реконструкции склада Уважаемый Сергей Викторович! В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО «Помощь» выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2-3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов. Переговоры с поставщиком программного обеспечения завершились 25.10.2007. Получено принципиальное согласие на ведение монтажных работ, изготовление установки для реконструкции склада Вашей компании. Для заключения договора необходимо представить проектную документацию (архитектурный план здания, предназначенного для монтажа, планы водопроводных, электрических, отопительных, вентиляционных и противопожарных коммуникаций) и техническое задание. Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз. С уважением, Генеральный директор Подпись В.П. Василевский   А.П. Миронов 321-21-45

Вот краткие пояснения к этой схеме.

Область заголовка

I. Слева размещается угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов.

II. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

III. Указывается регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

IV. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

Собственно текст письма

V. Особенности оформления текста письма

·                                            Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

·                                            Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю..». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «Министерство считает...», «Государственный комитет рассмотрел...».

VI. Если к письму предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

Область подписи

VII. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

VIII. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

Этикетная составляющая любого делового письма

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – корректное отношение к партнеру. Деловое общение отличает особый морально-психологический климат – намеренно доброжелательный, не выходящий за пределы официального, иногда учтиво-сдержанного тона. Деловое общение исключает проявления личностных переживаний, индивидуальных черт характера и всего того, что может перевести деловое общение в плоскость других отношений. Участники делового общения – это равноправные, сотрудничающие между собой партнеры, обоюдно заинтересованные друг в друге при решении социально-практических задач.

Итак, нейтральность тона письма – главная особенность делового этикета.

Этикет делового письма начинается с обращения и включает весь содержательный аспект письма. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть адресата. Заботясь о поддержании его достоинства, вы сохраняете своё собственное.

Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:

·                                     начинать послание с отказа. Следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

·                                     навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно»;

·                                     побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

·                                     отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

·                                     оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Соблюдение этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.