Основные функции отдела закупок и взаимодействие с другими функциональными подразделениями компании.

Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса.

Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

2.             Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела
закупок   включает   тщательное   исследование  рынка   поставщиков   по
интересующей     продукции,     поиск     наиболее     квалифицированных
поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В
результате   анализа   выбираются   наиболее   приемлемые   поставщики.
Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на
которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность
получения отсрочек платежа и т.д.

3.              Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела
закупок   выполняется   при   тесном   сотрудничестве   с   юридическим
отделом,   т.к.   важно   в  договоре   соблюсти   все   интересы   компании.
Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении
поставщика,   нарушившего   условия   поставки,   могут   иметь   разный
характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до
расторжения договора с ним.

4.             Получение   материальных   ресурсов.    Обработка   входящих   потоков
материальных     ресурсов,      идентификация     продукции,      уточнение
количества,   подготовка  отчетов   и  перемещение  сырья  к  месту  его
использования и хранения.

5.              Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка
и  подтверждение  того,  что  поступающее  сырье,  материал  и  услуги
отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

6.              Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать
полномочиями   на   принятие   решений   при   совершении   закупок   в
следующих областях:

v Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика.

v Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов.

v   Сертификация.

v Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если    работники     компании     (производственного     отдела)     будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

Приведенный выше перечень задач — один из вариантов набора полномочий работников отдела закупок производственного предприятия. В каждой фирме отдел закупок/снабжения будет иметь свой объем полномочий, которые будут зависеть от организационной структуры компании и логистической системы в целом.