Эффективность применения новых информационных технологий в деятельности кадровых служб

Сегодня каждый руководитель, независимо от масштаба предприятия, понимает важность кадровой работы. Причем речь идет не только об учете кадров и расчете заработной платы. Кадровый менеджмент - вот что необходимо сегодня организациям для успешной работы в условиях рыночной экономики. Каким образом оптимально использовать кадровый потенциал организации, как правильно подобрать работника на вакантную должность, правильно ли организовано кадровое делопроизводство на фирме, эти и многие другие вопросы волнуют начальников кадровых служб и руководителей предприятий.

Прошло то время, когда на должность начальника отдела кадров можно было назначить не профессионального специалиста, а "своего" человека. Сейчас от этого специалиста зависит будущее организации. Он, безусловно, должен обладать знаниями психологии управления, мотивации труда, обладать аналитическими способностями и т. д. Это еще не все, на него ложится огромный рутинный труд по ведению кадрового учета, по работе с организационно-распорядительной документацией, по формированию и анализу статистической информации. И тут возникает необходимость серьезной информационной поддержки процесса управления персоналом.

Хотя осознание необходимости автоматизации кадровой работы появилось не так давно, на рынке уже появились различные по функциональной направленности автоматизированные системы управления персоналом. Существующие в настоящее время системы можно разделить на следующие группы:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, профотбор, аттестацию конкретных работников;

- экспертные системы для группового анализа состояния персонала, выявления тенденций развития отдельных подразделений и организации в целом;

- программы расчета заработной платы;

- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

Экспертные системы построены по принципу "прецедентной экспертной системы", то есть личные, профессиональные и психофизиологические качества кандидата сравниваются с аналогичными параметрами лучших специалистов. Таким образом, программа дает возможность отбирать нужных специалистов и формировать команду, которая максимально соответствует запросам руководителя. Однако использовать такие системы имеет смысл только для крупных предприятий, когда их стоимость в несколько тысяч долларов оправдывает себя при большом количестве вакансий и претендентов на них. Кроме того, такие системы не позволяют автоматизировать повседневную рутинную деятельность кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. Для кого же предназначена такая система? в первую очередь система необходима руководству предприятия для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. В условиях конкурентной борьбы фактор времени приобретает все большее значение, поэтому принять оперативное решение может лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию, для чего необходимо владеть оперативной информацией о положении дел в компании. Поэтому важным фактором является возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и корпоративного управления предприятием.

Менеджеры по персоналу, используя специализированную программную систему, смогут освободиться от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. Учитывая, что на работу с документацией кадровые работники тратят от 20 до 60% рабочего времени, можно представить, насколько повышается эффективность работников кадровых служб, если высвобожденное время используется для творческой и аналитической работы. Хранение полной информации о кандидатах и сотрудниках позволит эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Расчет заработной платы в автоматизированном режиме с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях позволит работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять заработную плату, формировать бухгалтерские проводки в главную книгу, относить затраты на себестоимость.

Новые информационные технологии становятся все более актуальными в сфере управления кадрами. В настоящее время крупные компании при приеме на работу все чаще требуют от кандидатов прислать резюме по e-mail, отвергая факс и почту internet. Также не остается в стороне: на web-страницах фирм можно найти списки вакансий, стандартизированные анкетные формы и другую информацию. Разработаны специальные правила написания резюме (поменьше глаголов и побольше ключевых слов, по которым компьютер мог бы вас найти), так как анкетные данные о претендентах обрабатываются автоматически. Причина в том, что в крупные фирмы поступают многие тысячи резюме в год. Такие объемы обработать человеку просто не под силу.

Сегодня предлагаются как отечественные, так и западные системы автоматизированного управления персоналом. При внедрении отечественных пакетов программ в отличие от зарубежных не возникает проблем, обусловленных различиями в российской и западной системах учета и делопроизводства, кроме того, цена на отечественные системы на порядок ниже, чем у наиболее известных пакетов западных фирм.

Среди российских производителей систем автоматизации предприятий в классе систем управления персоналом лидирует и является законодателем мод с точки зрения функциональной архитектуры программный комплекс босс-кадровик, производимый фирмой айти уже много лет. Все другие отечественные разработки этого рода уступают данному продукту, в первую очередь широтой охвата и интегрированностью реализованных функций, и во вторую - масштабом применимости, не дающим возможности управления персоналом холдинговых структур (аит, 1с:кадры, 1с:зарплата и пр.).

Высокое качество системы босс-кадровик официально подтверждено государственными организациями российской федерации:

- рекомендации Госналогслужбы об использовании системы для подготовки данных о доходах физических лиц на магнитных носителях;

- сертификация Госстандартом РФ.

В настоящее время система босс-кадровик эксплуатируется на предприятиях энергетики, нефтегазовой отрасли, металлургии, торговли, пищевой промышленности, в банковской сфере, транспортных компаниях, государственных бюджетных организациях, на предприятиях фармацевтической промышленности и издательско-рекламного профиля, в представительствах иностранных фирм. В Волгограде имеется ряд примеров успешного внедрения системы босс-кадровик.

В заключение необходимо отметить, что знание информационных технологий, умение ориентироваться на рынке программных продуктов и правильно выбрать необходимую для работы систему - хороший козырь в руках специалиста по кадровой работе.