Организация эффективного делового общения: совещания, дискуссии, переговоры, деловая беседа, прием посетителей, презентация.

Деловое общение реализуется в таких формах, как

- деловая беседа

- деловые переговоры

- деловые совещания

- публичные выступления.

На прием посетителей затрачивается часто больше времени, чем на любую другую деятельность. Поэтому такие посещения надо планировать и готовиться к ним, учитывая методы управления потоком посетителей и вашим рабочим временем, расположение участников беседы, дистанцию в общении и пр.

Деловая беседа по телефону

Это самый быстрый деловой контакт и особое умение. Значение телефонного общения трудно переоценить, так как это самый простой способ установления контакта; телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы которую они представляют.
Деловое совещание

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.
Деловая беседа

Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций, к которым относятся:

• поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

• обмен информацией;

• контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

• взаимное общение работников из одной деловой среды;

• поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

• поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.
Основными этапами деловой беседы являются:

• подготовка к деловой беседе;

• установление места и времени встречи;

• начало беседы: вступление в контакт;

• постановка проблемы и передача информации;

• аргументирование;

• опровержение доводов собеседника;

• анализ альтернатив, поиск оптимального варианта либо конфронтация участников;

• принятие решения;

• фиксация договоренности;

• выход из контакта;

• анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены длядостижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либопротивоположные интересы.Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной наобсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение идостичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Поэтому для каждыхпереговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику итехнику их ведения.В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель.Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид

I этап    Подготовка переговоров

II этап   Проведение переговоров

III этап  Решение проблемы (завершение переговоров)

IV этап  Анализ итогов деловых переговоров

Презентация включает краткое изложение целей мероприятия, характеристики целевой аудитории, сжатую формулировку концепции (замысла) обращения, перечень видеосюжетов, плакатов, таблиц, диаграмм и других средств визуального обеспечения темы.

Пресс-конференция

Пресс-конференция - это встреча официальных лиц с представителями прессы с целью информирования по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.
 Деловая дискуссия

Деловая дискуссия - это обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных ее участников. Почти каждое предприятие или фирма обсуждают деловые вопросы на заседаниях групп или комиссий. Многие деловые собрания и совещания также проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица.
     Групповая дискуссия отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает вопрос, дискутирует перед аудиторией. Целью такой дискуссии является представление возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации. Как правило, такого рода дискуссии спора не разрешают и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. В групповой дискуссии в качестве оппонентов могут участвовать от трех до восьми-десяти человек, не считая ведущего. Основное коммуникативное средство - диалог, который каждый раз ведут только два участника. Число участников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сторону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении.
     Приглашенные для дискуссии специалисты сидят полукругом, лицом к аудитории, а ведущий - в центре. Такая организация пространственной среды позволяет каждому участнику групповой дискуссии видеть и слышать друг друга как можно лучше.
Публичная речь

Публичная речь - одна из форм делового взаимодействия и искусства. Публичная речь как компонент делового общения должна обладать качествами хорошего собеседования и при этом быть убедительной, красноречивой, доказательной, логичной, продуманной, красивой.