Закупка товаров предприятий оптовой торговли и реализация их с использованием компьютерной техники.

Организация оптовой закупки товаров.

Процесс закупок товара и реализации его на предприятиях оптовой торговли осуществляется с использованием технических средств:

средства сбора информации (регистраторы исходных данных, устройства сбора и преобразования информации в форму, удобную для дистанционной передачи и дальнейшей обработки);

средства передачи информации во времени и пространстве (передача осуществляется посредством телефонной, телетайпной и факсимильной связи);

средства накопления и обработки информации (микро ЭВМ или компьютеры, выдающие информацию с различной степенью детализации и в нужном виде для анализа и последующей реализации);

средства выдачи информации (печатающие устройства, дисплеи, видеотерминалы, предоставляющие выходную результирующую информацию, по которой принимаются соответствующие управленческие решения).

Коммерческая работа в торговле основана на закупочной работе. Закупка товаров является началом коммерческой работы. Для продажи товаров покупателям и получения прибыли коммерсанты должны располагать (владеть)товаром. Коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров с целью последующей их продажи. Основная задача закупочной работы – выгодное приобретение товаров с целью удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий.

Этапы закупочной работы

-         изучение и прогнозирование покупательского спроса,

-         определение потребности в товаре,

-         выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров,

-         организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, представление заказов и заявок поставщикам,

-          организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, у импортеров и других поставщиков,

-         организация учета и контроля за оптовыми закупками.

    Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях должна базироваться на принципах современного маркетинга. Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым маркетинговым условием коммерческой работы по закупкам товаров. Оптовые базы, являясь торговыми предприятиями и обслуживая определенный территориально-экономический район, изучают в основном объем покупательского спроса на те или иные виды товаров и в отдельных случаях ассортиментную структуру спроса. Для проведения работы по изучению и прогнозированию спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые службы, одной из основных функций которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка), так и внутригрупповой структуры спроса на закупаемые товары.

Следующим этапом коммерческой работы по оптовым закупкам является выявление и изучение источников поступления, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров. Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка. Многообразие поставщиков зависит от разнообразия ассортимента вырабатываемых товаров. Возникает необходимость всестороннего изучения источников поступления товаров с точки зрения ассортимента и объема производимых товаров, условий поставки и других факторов. Коммерческие работники должны хорошо знать экономику своего района деятельности, его производственные возможности и природные богатства, промышленность, сельское хозяйство. Они должны владеть спецификой ассортимента производимых товаров на промышленных предприятиях своего региона. Коммерческие работники должны посещать производственные предприятия, то есть поставщиков-изготовителей, для знакомства с объемом, ассортиментом и качеством выпускаемой продукции, а также для изучения производственных возможностей потенциальных поставщиков. Необходимо участвовать в работе оптовых ярмарок, выставок-просмотров новых товаров, в совещаниях с работниками промышленности и предпринимателями. Следует постоянно следить и анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, проспекты, каталоги, биржевые сведения и другую информацию о производстве и оптовой продаже товаров.

 Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров. Данные изучения источников закупки товаров отражают в книгах или карточках, которые в электронном варианте заносятся в компьютер. Главными источниками поступлении товаров в торговлю являются различные отрасли народного хозяйства страны. Все отрасли народного хозяйства делятся на две сферы производства - производственную и непроизводственную. Отрасли производственной сферы производят материальные ценности. К ним относятся: промышленность, сельское хозяйство, транспорт, связь, строительство, заготовки, торговля. К непроизводственной сфере относятся: управление, наука, просвещение, здравоохранение, банковская сфера, жилищное хозяйство, бытовое обслуживание, коммунальное хозяйство. К источникам поступления товаров относят предприятия производственной сферы, и в первую очередь - предприятия промышленности. Основное место в производстве непроизводственных товаров занимает легкая промышленность, охватывающая текстильную, швейную, меховую, кожевенно-обувную и галантерейную, трикотажную и парфюмерно-косметическую отрасли. Главным источником поступления продовольственных товаров в торговлю являются отрасли пищевой промышленности, сельское хозяйство, лесное хозяйство и рыболовство. Особое место в производстве продовольственных товаров занимает молочно-мясная промышленность, охватывающая мясообрабатывающую, мясоколбасную, молочную и маслосыродельную отрасли. К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, то есть тех или иных отраслей народного хозяйства, различной производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.  В компаниях, использующих системы передачи данных, рабочий лист или карточка, где фиксируются закупки товаров у соответствующего поставщика, может быть изготовлен в компьютерном исполнении. Системы передачи данных позволяют автоматически определять количество заказываемых товаров на основе коэффициента использования товара за определенный период времени. Подготовка заказа на поставку в основном осуществляется автоматически. Компьютерный метод позволяет избежать кропотливой ручной работы по составлению заказа, значительно экономит затраты труда и времени, обеспечивает скорость и точность подготовки заказа.  Целесообразно эти карточки группировать по территориальному признаку: по межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указывают:

     -  данные о производственной мощности предприятия;

     -  количество выпускаемых товаров;

     -  ассортимент изготавливаемой продукции;

     -  возможности производства других товаров;

     -  условия поставки и другие сведения.

При выборе коммерческих партнеров учитывают не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по их усовершенствованию и пуску новых товаров. В закупочной работе большое место отводится деятельности по выбору коммерческих партнеров по товарам, которые производят местные предприятия. Поиск таких поставщиков производится на оптовых ярмарках, оптовых и мелкооптовых рынках, товарных биржах, выставках-просмотрах и выставках-продажах, проводимых в других регионах страны. Регулярное участие коммерческих работников в работе организаторов оптового оборота позволят повысить эффективность закупочной работы. Расширяется круг поставщиков и возможности установления с ними долгосрочных хозяйственных связей. Развитие таких отношений благоприятно сказывается на расширение ассортимента и повышении качества закупаемых товаров.

 Оптовые закупки товаров являются важной составной частью в коммерческой деятельности оптовых торговых предприятий. Они дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения розничной сети, осуществлять воздействие торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского спроса. Правильно организованные оптовые закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворение спроса населения. Одной из основных функций коммерческих работников является закупка на оптовых ярмарках. Основная цель ярмарочных торгов – оптовая закупка и продажа товаров, заключение прямых договоров или контрактов между продавцами и покупателями. На оптовых ярмарках усиливается воздействие торговых предприятий, организаций на производство товаров в отношении их ассортимента и качества. Ускоряется процесс заключения договоров, так как поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте. Проявляется возможность более гибкого и своевременного реагирования на изменение спроса потребителей. В проведении оптовых ярмарок принимают участие как российские, так и зарубежные предприятия и фирмы. Они представляют производимую ими продукцию, а также информацию о перспективных товарах, которые будут выпускаться в ближайшем будущем. Участие в ярмарках помогает товаропроизводителям лучше изучить сложившуюся на рынке ситуацию, скорректировать планы выпуска товаров, найти покупателей. Регулярное участие коммерческих работников предприятий в работе оптовых ярмарок позволяет повысить эффективность закупочной работы. Это прежде всего связано с расширением круга поставщиков и возможностью установления с ними долгосрочных хозяйственных связей. Развитие таких отношений благоприятно сказывается на расширении ассортимента и повышении качества закупаемых товаров.

 Одним из новых каналов товародвижения, появившихся в последние годы, являются оптовые продовольственные рынки. Как показывает мировой опыт, создание оптовых рынков – это первый и необходимый этап структурной перестройки каналов товародвижения. Дальнейшее их развитие идет в направлении углубления и укрупнения. Затем следует переход к торговле по образцам и к совершению сделок со стандартизированной продукцией. Во многих странах с рыночной экономикой – Франции, Японии, Португалии и другие – оптовые рынки играют важную роль. Они позволяют совершать оптовые операции на основе конкуренции и сокращения издержек обращения. Оптимизируется система товародвижения сельскохозяйственной продукции и продовольствия, транспортное и информационное обеспечение. Вся коммерческая информация на оптовом рынке собирается и обобщается по отдельным товарным позициям на основе учета числа оптовых продавцов отдельных товаров и объемов ее реализации отдельными продавцами. Обобщенная информация о состоянии торговли реализуемых на оптовом рынке товаров распространяется посредством специальных бюллетеней оптового рынка или выводится на информационное табло. Форма расчетов за товар определяется продавцом и покупателем.

 Мелкооптовые магазины-склады являются разновидностью оптового рынка. За рубежом они получили широкое распространение (во Франции, США, Германии, Италии) и называются «кеш энд кери», что означает «плати и увози». Технология работы в таких магазинах поста и эффективна. Располагаются они в помещениях с низкой арендной платой. Помещение оборудовано рядами стеллажей и поддонов. Магазины – склады действуют по методу самообслуживания. Покупатели имеют доступ ко всем образцам товаров. Они знакомятся с товарами, информацией на их упаковке, а затем самостоятельно укладывает отобранные товары в специальную тележку. Расчеты за товары производятся только наличными, что ускоряет оборачиваемость средств, вложенных в закупку. В условиях рыночной экономики в нашей стране значительная доля розничного товарооборота – свыше 30% - приходится на мелких частных торговцев. Для них развитие сети мелкооптовых магазинов – складов весьма перспективно. Организационно-правовые формы таких магазинов-складов самые различные: государственные, муниципальные, частные предприятия, кооперативы в форме хозяйственных обществ и т.п. Для магазинов-складов

 приспосабливают помещения оптовых складов бывших оптовых баз и контор либо строятся новые магазины-склады.

Организация контроля и учета за оптовыми закупками – важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. В настоящее время актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной компьютерной техники. Рабочие места коммерческих работников оснащены персональными компьютерами (ПЭВМ), созданы так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников по учету и контролю поставок. Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих сумму товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, а также согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

Организация оптовой продажи товаров.

Оптовая продажа товаров является одной из основных коммерческих функций оптовых предприятий. Все остальные по отношению к ней имеют подчинение значение и как бы обслуживают оптовую продажу товаров. Содержание коммерческой работы по оптовой продаже товаров состоит из следующих основных операций:

-         нахождение оптовых покупателей товаров и установление рынка сбыта товаров;

-         установление хозяйственных связей с покупателями товаров;

-         выбор форм и методов оптовой продажи товаров;

-         организация оказания услуг оптовыми предприятиями клиентам;

-         организация учета выполнения договоров с покупателями товаров;

-         рекламно-информационная деятельность оптовых предприятий.

Так же, как и при оптовых закупках товаров, важно организовать регулярный учет оптовой продажи товаров с помощью ЭВМ и современной компьютерной техники, обеспечивающих непрерывный постоянный учет продажи товаров в ассортиментном разрезе по каждому поставщику(покупателю).

Коммерческая работа по оптовой продаже товаров начинается с определения своего целевого рынка и нахождения оптовых покупателей товаров. Проводятся маркетинговые исследования региона путем изучения спроса и предложения на данную продукцию, конкурентной среды и степени конкурентоспособности товара. После нахождения своей ниши на рынке сбыта оптовые предприятия проводят систематическую работу, связанную с формированием ассортимента и управлением товарными запасами, с рекламой товаров и услуг. Затем выполняется операции по организации хозяйственных связей с оптовыми покупателями. При стабильных отношениях поставщиков товаров со своими клиентами наиболее удобной формой организации хозяйственных отношений является договор оптовой купли-продажи товаров. Одним из важных элементов коммерческой деятельности по оптовой продаже товаров является четкий контроль за выполнением договора оптовой купли-продажи товаров. Оперативный контроль способствует своевременному поступлению товаров и накоплению необходимых товарных запасов для бесперебойного снабжения розничной торговой сети.

Формы и методы оптовой продажи товаров. Оптовая продажа товаров в отличие от розничной представляет собой продажу товаров оптовым покупателям (предприятиям). Результат такой продажи выражается определенной суммой товарооборота, одного из основных показателей деятельности базы. Оптовая продажа товаров может осуществляться в двух формах –транзитом, когда оптовая база продает товары без завоза их на свои вклады, и продажа товаров со своих складов. Продажа товаров с личной отборкой практикуется, как правило по изделиям сложного ассортимента (ткани, швейные изделия, трикотаж, галантерея и др.), когда выбор фасонов, рисунков, расцветок требует участия (ознакомления) представителя кооператива или магазина.

 Продажа товаров по письменным, телеграфным и телефонным заявкам без предварительной личной отборки осуществляется по товарам простого ассортимента или хорошо известным товарам сложного ассортимента. 

Оперативный учет и контроль оптовых закупок предполагает систематическое наблюдение за движением товарных запасов, их размерами на складах оптовых предприятий и в пути. Образование товарных запасов для текущего пользования, сезонного накопления и целевого назначения должно вестись в соответствии с планом оптового товарооборота и его товарной структурой. Организация контроля за состоянием товарных запасов – основное условие их регулирования в соответствии с требованиями бесперебойного снабжения розничной торговой сети.

Организация оперативного учета и контроля за оптовыми закупками и оптовой продажей возлагается на руководителей оптовых торговых предприятий и главных бухгалтеров.  

Как уже было отмечено выше одним из элементов закупки и продажи товаров является выставки, ярмарки, выставки-ярмарки, выставки-просмотры, которые проводятся как за рубежом, так и внутри страны и в регионах.

"Мир питания"

11-я Международная выставка продуктов питания и напитков проводилась в Экспоцентре на Красной Пресне. Организаторами выступили компанияITE Group при содействии Министерства экономического развития РФ, Министерства сельского хозяйства и Правительства Москвы и ЗАО "Экспоцентр" на Красной Пресне. В ней приняли участие 700 компаний из 49 стран мира. Это Германия, Бельгия, США, Норвегия, Франция, Турция, Дания и др. В 2003 году выставку посетили более 50 тысяч специалистов - дистрибьюторов, импортеров, владельцев магазинов и ресторанов, оптовиков из Москвы, Санкт-Петербурга и разных регионов России. Очень хорошая тенденция, наметившаяся за последнее время, - проводить во время выставки узкопрофильные конференции и семинары. Так, на "Мире питания" прошла международная конференция, посвященная пищевой промышленности. На этот раз во главу угла были поставлены такие проблемы, как качество при производстве пищевой продукции, ее переработка и упаковка, транспортировка скоропортящихся продуктов, таможенная и налоговая политика.  Ведь на рынках многих пищевиков возникают сложные ситуации. Взять хотя бы производство карамели. Наш отечественный рынок "душат" квоты и пошлины. Мы буквально на 90 % завалены украинским импортом. Но и нашим производителям все время надо думать о расширении ассортимента, о том, чтобы сделать свою продукцию конкурентоспособной. Не лучше положение, например, в рыбной отрасли. К сожалению, рыбная продукция, пока она окажется на столе у потребителя, обрастает таким числом посредников, что рыбка становится поистине золотой. Весьма нетрадиционно складывается обстановка на рынке соков. Соков много. Общая тенденция складывается в пользу вроде бы ожившей стеклянной тары. Просто в стекле сок хранится дольше, поэтому его охотно покупают рестораны. Эксперты комиссий отметили, что наши отечественные соки ни в чем не уступают своим западным аналогам, только что дешевле, чего нельзя сказать о соках из ближнего зарубежья. Более стабилизировался рынок мяса и колбасных изделий. Есть что выбирать. Общий обзор четко показывает, что и частники, и оптовики все более склоняются к отечественным продуктам. Сложнее ситуация с напитками. Рынок кофе наводнен продукцией не самого высокого качества, и как выудить в кофейном и чайном море то, что нужно, никто не знает. Многочисленные винные компании устраивали не менее многочисленные дегустации, поучаствовать в которых удалось далеко не всем специалистам. Но компании нынче не жалеют денег на рекламу и выпуск буклетов (Современная торговля %1-2003.)

Современный рынок ИТ и решений для торговли характеризуется коротким циклом жизни программных продуктов, большим числом новых направлений и постоянно растущими запросами заказчиков. Чтобы аккумулировать у себя все решения и добиться от них адекватной отдачи, торговое предприятие должно поддерживать гибкую и адаптивную структуру корпоративного программного обеспечения. Примером интеграции нового ПО в уже существующую информационную систему служит проект, реализованный в сети "Эльдорадо". Компания внедрила и интегрировала в московском гипермаркете свою информационную среду кассовую систему Calypso. Технология оформления покупки в магазине "Эльдорадо" до 3-х тыс. наименований автоматизирована. На каждом товаре наклеена этикетка с уникальным штрих-кодом, который с помощью сканера считывает продавец в зале, перед тем как выписать чек. Каждый товарный чек также имеет свой штрих-код, который автоматически идентифицируется на кассе. Сегодня в гипермаркетах в Самаре и Саратове 50-60% товаров продаются без товарного чека. В Москве через продавца будет продаваться лишь 10-20% всех товаров. Это - крупногабаритные товары или товары с доставкой. Для интеграции с кассовой программойCalypso отдел ИТ компании "Эльдорадо" разработал программу загрузки данных о продажах. Сама интеграция не составила особых трудностей для одела ИТ, с ней справились 2 специалиста за месяц. В московском гипермаркете также было в первые применено созданное программистами компании В2В приложение. С его помощью происходит обмен данных с поставщиками. Особенно выгодно использовать его для торговли компьютерным оборудованием, канцелярскими товарами, мобильными телефонами, мультимедиа.