Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах.

Проверка наличия и состояния дел - установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

• установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
• выявление и устранение недостатков в учете документов;
• выявление документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки;
• выявление отсутствующих документов и организация их розыска.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов:

• если производились перемещения дел в другое помещение;
• после чрезвычайных происшествий;
• при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив;
• при ликвидации или реорганизации архива.

Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.

При проверке необходимо:

• соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;
• подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
• изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;
• изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;
• составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в картотеку необнаруженных дел;
• изымать и изолировать дела с биолого-техническими повреждениями;
• при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;
• внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.

Во время проверки:

• производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);
• устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;
• дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;
• составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;
• на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;
• биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.

После проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;

Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.

В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.

Для проведения эффективного розыска необходимо:

• изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;
• организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;
• провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;
• изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.

Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.