Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года.
При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.
Информационными характеристиками каждого дела являются:
- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
- название структурной части (функции, отрасли);
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела;
- аннотация;
- крайние даты документов дела;
- количество листов;
- архивный шифр.
Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.
Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.
Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:
- название вида или разновидности документов,
- автор,
- корреспондент,
- предмет (вопрос),
- территория (местность), к которой относится содержание,
- хронологические даты,
- формальные признаки документа.
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов.
Например: Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь - июль 1996 г. Подлинники.
Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов.
Например: Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг.
Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.
Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.
Например: Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).
Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу.
Например: Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).
При описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.
Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.
Например: Дело об авторском праве наследников П. А. Римского-Корсакова.
Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.
Например: Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.
Для личной переписки уместно указать и автора.
Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В. Д. Поленовым, В. М. Васнецовым, В. А. Серовым, П. В. Жуковским.
Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.
Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.
Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.
Например: Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.
Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием.
Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.
Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.
Сложный заголовок составляется путем сочетания:
1)простых заголовков;
2)простого и обобщенного заголовков;
3)обобщенных заголовков;
Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.
В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.
Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Подлинники, копии.
К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.
Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Аннотироваться должны такие документы, которые содержат в себе важные сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах. Аннотированию подлежат воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии (иногда – документы-приложения – аннотации на научные работы, рукописи).
Аннотация составляется в трех вариантах:
1)аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:
Письмо К.Э.Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17-18;
2)аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например:
Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14-21;
3)аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например:
В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Красная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45
В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.
Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему