Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Функции описи:
- информационная (раскрывает состав и содержание документов);
- учетная (обеспечивает учет дел);
- классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).
Архивная опись состоит из двух частей:
1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей)
2. справочный аппарат к описи.
1. Составление собственно архивной описи дел
После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей.
Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
- на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
- дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
- дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
- все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.
Количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).
В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.
Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей.
Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:
- порядкового номера;
- делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
- заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
- крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
- количества листов в деле;
- примечаний.
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).
Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.
Графа 3 - «Заголовок дела» - отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.
В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках — общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.
Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написания в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то - 4 строки.
Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.
Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.
2. Составление справочного аппарата к описи
Справочный аппарат к описи выполняет две функции:
- во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи
- во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.
Состав справочного аппарата к описи включает:
- титульный лист;
- оглавление;
- предисловие;
- список сокращений;
- указатели.
Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.
Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).
В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.
Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователь - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю.
Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).
В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.
Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными.
Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью.
Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.
По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными). Приведем пример составления указателя глухого, аннотированного краткого и аннотированного полного.
|
Глухой указатель |
Гиацинтова СВ. 7, 9, 18
|
|
Аннотированный краткий |
Гиацинтова СВ. — актриса 7, 9, 18
|
|
Аннотированный полный |
Гиацинтова Софья Владимировна — советская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1910 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором. С 1938 года — в Московском театре им. Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства вошло исполнение ею роли Марии («Двенадцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18
|
К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:
В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24
Составитель ____________________
Дата - 00.00.00
Поможем написать любую работу на аналогичную тему