Выявление и отбор документов для каталогизации: группы документов для каталогизации, приемы описания и объекты.

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

• организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы учреждения-фондообразователя;
• руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждению-фондообразователю;
• документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;
• печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;
• копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:

• подокументного;
• поединичного;
• группового.

При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени.

Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по возрастающей):

• часть документа;
• документ;
• группа документов;
• дело;
• группа дел.