В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы НСА - указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.
Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.
Основными видами указателей являются:
- тематические,
- предметные (общие и специальные),
- именные, географические (разновидности предметных),
- хронологические.
Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.
По форме указатели могут быть листовыми или карточными.
Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).
Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных картотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архивный шифр - по законченной описи дел. Наиболее распространенные виды картотек -картотеки документов по личному составу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др.
Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.
Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему