Подготовка архивных справочников к изданию: задачи издания архивных справочников.

Дополнением к системе научно-справочного аппарата служат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда и отражающие состав и содержание документов, а также методические пособия по различным видам архивных работ и делопроизводству. С целью широкой научной информации о документах архивного фонда архивы издают путеводители, описи, обзоры, каталоги. Опубликованные справочники позволяют установить местонахождение нужных материалов, провести предварительную работу по их отбору. Издание архивных справочников сокращает объем публикаций самих документов, что является дорогостоящим мероприятием, но не раскрывает в полной мере всей информации о документах по фондам архива. Издание справочников вводит в научный оборот большой круг документов и повышает уровень научно-методической работы архива. Основное требование к изданию справочников - точность данных.

Справочники издаются выборочно - общие справочники, путеводители, краткие справочники, которые позволяют архиву привлечь к своим материалам внимание исследователей. Издание справочников позволяет ввести в научный оборот полноценный материал как в отношении его содержания, так и научной организации, что имеет решающее значение при использовании документов. Отбор архивных материалов к изданию производится из тех фондов, документы которых отражают все стороны деятельности фондообразователя, а не представляют собой лишь частичную, неполную информацию. После издания общего справочника ведется работа по подготовке к публикации описей наиболее ценных фондов. При подготовке научных изданий могут кооперироваться несколько архивов, а также привлекаться сотрудники тех учреждений, с которыми имеется договоренность о проведении мероприятий. При подготовке документов к опубликованию проводится их археографическая обработка в соответствии с действующими правилами публикации документальных материалов.

Опубликованные справочные пособия к архивным документам имеют огромное значение для исследователя. Они позволяют познакомиться с общим составом материалов в архиве и правильно наметить план последующей работы. Но количество архивов, охваченных изданиями, и количество материалов, вошедших в издания, представляют лишь незначительную долю той массы документов, которая отложилась в частных архивах. Поэтому неизбежным явился другой прием введения в научный оборот материалов частных архивов — каталогизация и научное описание документов.