Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов.
В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:
– экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;
– научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);
– комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).
Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.
В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.
В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.
Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, то трудовой коллектив работает согласно плану.
План государственного архива
1. План работы архива на год.
1.1.План научно- исследовательской работы архива на год*.
1.2.План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану).
2. План структурного подразделения архива на год.
3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.
4. Отчет о выполнении работы архива за год.
5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).
6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.
7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.
8.Табель учета рабочего времени работников архива
План архива учреждения
1. План работы архива учреждения на год.
2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).
3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).
4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов.
5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).
6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).
7.Табель учета рабочего времени
* Составляются по инициативе архива.
Планирование может быть текущим и перспективным.
Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
- из введения;
- текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
- расчетной части (основных показателей плана работы на год);
- предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях -источниках комплектования.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему