Архивная эвристика: её сущность, задачи, этапы поиска документной информации.

Эвристика - наука, изучающая методы получения нового знания (эвристические методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика - направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов.

Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1) наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

2)   организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений;

3)   существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов.

Основными этапами поиска документов являются:

1)   установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;

2)   поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3)   поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;

4)   поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5)   поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра - совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если документ исполнен и подшит в дело - индекс дела по номенклатуре. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в требовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читальном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — часть или том описи, номер коробки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске - точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.