Контакты между организациями и частными лицами часто устанавливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции, поэтому специалист по связям с общественностью должен уметь правильно составить и оформить письмо. Внутри организации такая форма общения, как письмо, исключается, а при необходимости составляется служебные записки.
Письма и служебные записки различаются составом реквизитов, те. обязательных сведений, которые должны содержаться в документе. Письма печатается на бланке организации или ее структурного подразделения либо на именном бланке должностного лица. Совместные письма от двух и более организаций оформляются без бланка, а наиме-нования авторов располагаются в верхней части первого листа на одном
уровне.
Для писем используются бланки либо с угловым, либо с продоль-ным расположением реквизитов, причем на «угловых» бланках помещается больше текста. Эти виды бланков различаются тем, что информация об авторе, письма на «угловых» бланках размещается в левом верхнем углу листа, а на «продольных» — в центре верхней части листа. Информация об авторе включает наименование организации (в соответствующих случаях и ее структурного подразделения), название вышестоящей организации (если она есть), юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и веб-страницы, а также эмблему или товарный знак организации (для государственных организаций — изображение Государственного герба Российской Федерации).
Ниже на бланке проставляются (от края левого поля листа) дата под-писания и регистрационный номер письма, а если этот документ является ответом на полученное письмо, то на следующей строке указываются номер и дата входящего документа.
Дата проставляется следующим образом: 20.01.2006 (без буквы «г» и точки в конце).
Адресат указывается в правой верхней части листа. Первая строка этого реквизита на «угловом» бланке находится на одном уровне с реквизитом «Наименование организации» (при наличии вышестоящей организации — на уровне ее наименования), а на «продольном» — на одном уровне с датой и номером письма. Каждая строка реквизита «Адресат» начинается на одном расстоянии от края левого поля.
Если адресатом является организация или ее структурное подразделение, наименование адресата указывается в именительном падеже, причем сначала пишется название организации, а под ним (через полуторный или двойной межстрочный интервал) — название управления, отдела, факультета, комитета и пр.
В реквизит «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес получателя. Адрес указывается после наименования адресата -организации, структурного подразделения, должностного лица, через полуторный или двойной межстрочный интервал (при адресовании письма частному лицу вначале указывается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя). В письме указывается не более четырех адресатов, причем перед вторым, третьим и четвертым адресатами слово «копия» не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждой копии письма проставляется только один адресат.
Письмо должно иметь заголовок. Отступления от этого правила возможны лишь в отдельных случаях, например, если адресат — частное лицо. Заголовок отражает суть письма и формулируется как ответ на вопрос «о чем?», поэтому всегда начинается с предлога «О».
Заголовок не заключают в кавычки, не выделяют жирным шрифтом
или курсивом и печатают шрифтом того же размера, что и основной текст.
Точка после заголовка не ставится.
Основной текст письма отделяется от заголовка двумя — четырьмя
межстрочными интервалами.
Иногда текст письма целесообразно начать с обращения, так как оно не только является «формулой вежливости», ной выполняет особые ком муникативные функции: располагает к себе адресата, придает письму" официальный тон и т.п.
Обращение размещается в центре строки и завершается восклицательным знаком.
Основной текст письма, содержащего просьбу, выводы, рекомендации, предложения, как правило, строится по следующей схеме: вначале описывается проблемная ситуация, излагаются основания, причины, I побудившие написать письмо, а затем формулируются просьбы, выво-ды, рекомендации, предложения.
Письмо может состоять из одной части, если оно носит лишь информативный характер (например, сопроводительные письма), если просьба не требует пояснения, а напоминание — дополнительной ин-- формации, если в письме выражается благодарность, соболезнования и т.д.
В деловой переписке приняты три формы изложения: от третьего лица единственного числа (Государственная Третьяковская галерея просит Вас...), от первого лица множественного числа (просим Вас.) и от первого лица единственного числа (прошу Вас...).
Заключительная формула вежливости «С уважением...» употребляется только в тех случаях, когда текст письма начинается без обращения или с обращения, которое не содержит слово «уважаемый» или «уважа-емая»: «Господин директор!», «Госпожа Петрова!» и т.п. Выражать уважение к адресату и в обращении («Уважаемый господин директор!»), и в заключительной фразе излишне
Подпись отделяется от текста письма двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Должность лица, подписывающего письмо, печатается от края левого поля с большой буквы. При наличии ученого или воинского звания (профессор, доцент, генерал, полковник и т.д.) оно указывается под должностью, причем после наименования должности запятая не ставится.
В деловых письмах обязательно проставляется отметка об исполнителе: фамилия (или фамилия, имя и отчество полностью) и телефон лица, подготовившего проект письма, независимо от занимаемой должности. Эти сведения необходимы, потому что у получателя письма могут возникнуть вопросы либо ему может понадобиться дополнительная информация.
Письма, имеющие приложения, должны содержать отметку об их наличии. Эта отметка помещается между основным текстом и подписью, отделяется сверху и снизу двумя—четырьмя межстрочными интервалами и начинается от края левого поля без абзацного отступа.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему