Нормы делового этикета на выставках.

  Выставки бывают местные, национальные и международные.

  Работа каждой выставки освещается средствами массовой информации, поэтому участие в выставке - дополнительная возможность фирме рекламировать себя и свою продукцию - дает повод связаться не только со своими клиентами и покупателями, но и с теми, кто мог бы быть ими потенциально.

  Письма, информирующие о том, что данная фирма примет участие в выставке, целесообразно разослать всем, кого интересуют произведенные товар или услуга.

  Кроме писем-уведомлений, могут быть посланы приглашения.

  Первое, что должна решить фирма на высшем уровне менеджмента (директор, председатель правления и т.п.), - какова цель участия фирмы в выставке. Фирма может:

• представить новую продукцию (услуги, технологию);

• занять новые рыночные секторы;

• провести сравнения своего уровня технического, технологического и тому подобного развития с тем же у конкурентов;

• завязать личные контакты производственного характера;

• провести широкое рекламирование своей продукции (услуг)и т.п.

  От этого зависит площадь бокса, которую будет занимать организация на выставке, количество служебных помещений в этом боксе, оборудование его техническими средствами, количество служащих, выделяемых выставочным комитетом в распоряжение фирмы. Поэтому, после того как определена вышеуказанная сумма, рабочая группа фирмы делает проект экспозиций фирмы на выставке. В рабочую группу обычно включают финансистов, специалистов по рекламе, художников, дизайнеров, сотрудников отдела по связям с общественностью, производственников (технологов, инженеров и т.д.).

  Результатом такой работы являются чертежи, рисунки, планы размещения, графики присутствия тех или иных специалистов фирмы на выставке, новые рекламные материалы, т.е. все то, что объединяется одним понятием - проект участия фирмы в выставочном мероприятии.

  Второй этап - согласование составленного фирмой проекта с дирекцией выставки. Дизайнеры, архитекторы, художники, финансисты выставки рассматривают предложения фирмы и, по мере возможности, превращают проект в реальность.

  Выставочный комплекс - большое и сложное хозяйство, и фирма имеет возможность обсуждать с дирекцией выставки место (бокс).

  Третий этап - реализация разработанного и обсужденного проекта - строительство стенда, оформление помещений, оплаченных фирмой, и т.д.

  Отметим, что планировка стенда и помещений зависит от целей фирмы. Если, например, фирма собирается не только показать свою продукцию, но и вести переговоры с потенциальными партнерами, может быть, подписывать договоры и т.п., тогда фирме на выставке потребуется офис большей ли меньшей площади.

  Можно дать несколько рекомендаций по устройству стенда:

• следует демонстрировать непосредственно продукцию, а не ее фотографии;

• предпочтительный метод показа - в динамике, а не статике;

• экспозиция должна быть яркой, впечатляющей, но не развлекательной;

• избыток демонстрируемых объектов притупляет восприятие посетителя, не дает определить главное; формируя экспозицию, следует больше консультироваться с дизайнерами выставочного комплекса, имеющими, как правило, большой опыт размещения экспонатов на стендах;

• скудость экспозиции также снижает ее эффективность;

• экспозиция должна отвечать интересам и запросам различных категорий посетителей;

• подача материала на стенде должна осуществляться разными методами: текстовым, графическим, с помощью моделей образцов и т.д., так как однообразно поданный материал мало впечатляет;

• стенд должен иметь фирменный знак или название фирмы;

• экспозиция, не украшенная цветами, водными эффектами, яркими панно, может оказаться скучной, однако нужна консультация с дизайнером всей выставки, в противном случае стенд может "выпадать" из общего стиля выставки - за счет избыточности украшений.

  Следует обратить внимание на тексты, которые присутствуют в экспозиции; они должны быть крупным шрифтом; украшение букв только мешает прочтению, цветовая гамма шрифта и бумаги -контрастная, шрифт - простой и четкий. Что касается содержания текста - он должен быть подан лаконично, но без ущерба для информативности, точно, удобно для восприятия и впечатляюще.

   Напомним, что обе стороны должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек.

  Все прочие требования делового этикета сохраняются в условиях выставки.

  Деловые отношения в процессе работы фирмы на выставке возникают:

• с прессой;

• с сотрудниками других фирм-участниц;

• с представителями фирм, целенаправленно посещающих

выставку;

• с частными лицами, посещающими выставку также осознанно и целенаправленно;

• с людьми, попавшими на выставку случайно.

   Не следует пренебрегать контактами или относиться невнимательно к вопросам тех, кого мы назвали "случайными посетителями" - ведь они завтра могут быть клиентами фирмы, - если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать.

  Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с максимальной продуктивностью для фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание "говорить одно и то же". Так же как "весенний день год кормит", так и выставочный день, эффективно проведенный, может "кормить" фирму даже не один год.