Виды совещаний.

Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний – это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к  последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.

Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.

Функции совещаний.

a) объединение знаний и опыта участников;

b) озвучивание претензий и жалоб;

c) сбор информации;

d) оценка текущего состояния дел;

e) предоставление информации;

f) выяснение  последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

g) принятие решений;

h) распределение ресурсов;

i) оказание влияния на политику;

j) помощь в принятии стратегических решений;

k) помощь в решении стратегических проблем;

l) усиление кооперации и преданности работников;

m) распределение обязанностей;

n) согласование действий.

Типы совещаний.

Инструктивные совещания.

Цель: проинструктировать людей об их работе  и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.

Деловые совещания.

Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.

Комитеты планирования в рабочие группы.

Проработка политики, планирование текущей работы,  управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют  много времени, и эти дела лучше поручить  небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.

Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.

Производственные совещания. Цель: заслушивание отчётов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.

Итоговые совещания.

Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).

Стили совещания.

Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объём работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворённости участников. Понимание  стиля совещания может помочь:

§  Лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;

§  Изменить стиль совещания, если чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.

Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, оси которой формальность – неформальность, состязательность – согласительность. (Рис.  )

Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

А) Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам.

Б) Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.

В) Консенсус маловероятен.

Г) Ограниченное доверие – не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку.

Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

А) Лучший способ уяснения  проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия.

Б) От индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены.

В) Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных её членов.

Причины низкой эффективности совещаний.