Нужна помощь в написании работы?

Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний – это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к  последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.

Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.

Функции совещаний.

a) объединение знаний и опыта участников;

b) озвучивание претензий и жалоб;

c) сбор информации;

d) оценка текущего состояния дел;

e) предоставление информации;

Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

f) выяснение  последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

g) принятие решений;

h) распределение ресурсов;

i) оказание влияния на политику;

j) помощь в принятии стратегических решений;

k) помощь в решении стратегических проблем;

l) усиление кооперации и преданности работников;

m) распределение обязанностей;

n) согласование действий.

Типы совещаний.

Инструктивные совещания.

Цель: проинструктировать людей об их работе  и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.

Деловые совещания.

Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.

Комитеты планирования в рабочие группы.

Проработка политики, планирование текущей работы,  управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют  много времени, и эти дела лучше поручить  небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.

Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.

Производственные совещания. Цель: заслушивание отчётов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.

Итоговые совещания.

Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).

Стили совещания.

Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объём работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворённости участников. Понимание  стиля совещания может помочь:

§  Лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;

§  Изменить стиль совещания, если чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.

Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, оси которой формальность – неформальность, состязательность – согласительность. (Рис.  )

Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

А) Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам.

Б) Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.

В) Консенсус маловероятен.

Г) Ограниченное доверие – не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку.

Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

А) Лучший способ уяснения  проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия.

Б) От индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены.

В) Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных её членов.

Виды совещаний.Виды совещаний.

Причины низкой эффективности совещаний.

Причина

Решение

Неясные или ложные цели

Результаты. Ожидаемые от совещания, должны быть ясны с самого начала. Каждый должен знать, зачем он здесь, что будет обсуждаться и чего участники попытаются достичь.

 

Неподготовленность

Минимальная подготовка должна включать в себя прочтение протокола предыдущего совещания и повестки дня предстоящего совещания, прочтение документов по темам, представляющим интерес, запись комментариев или возникших вопросов. Заблаговременное уведомление о дате и месте проведения совещания всех участников, выдача повестки дня и необходимых документов.

 

Отсутствие или несоблюдение регламента

Совещание должно начинаться в назначенное время и заканчиваться во время, указанное в повестке дня или согласованное в начале совещания.

 

Избыточное число участников

Избыток участников может привести к большим затратам времени, если пытаться узнать мнение каждого. Более эффективным будет запрос письменного отчёта.

 

Отсутствие повестки дня

Повестка дня должна быть разослана участникам до начала формального совещания. Ознакомившись с ней, участники смогут подготовиться к дискуссии, а второстепенные или неадекватные вопросы могут быть сняты с повестки дня.

 

Отсутствие протокола

Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел. Определение ответственных, процедуры, сроков.

 

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту
Узнать стоимость
Поделись с друзьями