Информация, необходимая для эффективного управления запасами

Ø Прогноз спроса (потребности) (D) - как правило, прогноз спроса по месяцам с учетом сезонных колебаний. Может быть постоянным и переменным (в единицах).

Переменный спрос - это такой спрос, при котором существует вероятность отклонения реального дневного спроса от среднего дневного спроса.

Ø   Время выполнения заказа (Тп) -время, которое проходит с момента заказа товаров у поставщика до прихода товара на склад. Время выполнения заказа так же может быть постоянным и переменным.

При переменном времени выполнения заказа существует вероятность того, что товар поступит на склад позже установленного срока.

"Степень неопределенности" прогноза спроса и времени выполнения заказа определяют через среднее квадратичное отклонение (s), которое рассчитывают исходя из статистических данных работы компании и оценки изменения данных показателей в будущем.

Для эффективного управления запасами необходимо знать величины трех основных видов затрат, связанных непосредственно с запасами:

Ø   Стоимость хранения запасов (Ch1) - затраты, связанные с хранением единицы запасов за отчетный период (в ден. ед.).

Ø   Стоимость хранения 1 денежной единицы запасов (Сh) - затраты, связанные с хранением 1 денежной единицы запасов за отчетный период (в %, долях от стоимости).

Ø   Стоимость выполнения заказа (Cо1) - затраты, связанные с выполнением одного заказа на покупку товаров (в ден. ед.).

Ø   Убытки из-за недостатка запасов (Сd1) - затраты , которые несет компании вследствие отсутствия единицы запасов на складе в нужное время. Эти затраты могут быть связаны как с простоем оборудования, так и с потерями вследствие снижения объема продаж, (в ден. ед.).

Можно сказать, что общая сумма стоимости запасов состоит из трех компонентов:

Ø   затраты, связанные с владением запасами;

Ø   затраты по заказу запасов;

Ø   затраты, связанные с нехваткой (дефицитом) запасов.

Естественно, в данном случае управляющего интересует только переменная составляющая таких затрат. Практически любая система управления запасами стремится минимизировать эти затраты.

Классификация затрат по компонентам:

1. Затраты, связанные с владением материалами:

1.1. Коммерческие затраты

1.1.1. Проценты:

1.1.2. Страхование;

1.1.3. Налоги на капитал, вложенный в запасы (налог на имущество).

1.2. Затраты на хранение

1.2.1. Содержание складов;

1.2.2. Операции по перемещению запасов.

1.3. Затраты, связанные с риском потерь вследствие

1.3.1. Устаревания;

1.3.2. Порчи;

1.3.3. Замены одного вида материала на складе другим;

1.3.4. Замедления темпов потребления данного продукта.

1.4. Возможности получения прибыли путем вложения средств в следующих альтернативных направлениях:

1.4.1. Увеличение производственной мощности;

1.4.2. Снижение стоимости продукции;

1.4.3. Капиталовложения в другие предприятия;

1.4.4. Выплата дивидендов.

2. Затраты, связанные с размером партий:

2.1. Выдача и закрытие заказов;

2.2. Ведение соответствующих переговоров;

2.3. Подготовка производства:

2.3.1. Наладка оборудования;

2.3.2. Испытание первого образца изделия;

2.3.3. Брак, полученный при наладке оборудования;

2.3.4. Потери времени на период освоения операций.

2.4. Потери мощности при изменении видов работ.

2.5. Затраты на перемещение партий, оперативное планирование и расходы, связанные с ускорением оборота оборотных средств.

2.6. Риск исчерпания запасов.

3. Затраты, связанные с дефицитом запасов:

3.1. Ускорение доставки поступающих материалов:

3.1.1. Расходы на связь;

3.1.2. Расходы на разъезды;

3.1.3. Оплата агента;

3.1.4. Дополнительные расходы, связанные с малыми размерами партий.

3.2. Ускорение движения запасов на предприятии:

3.2.1. Затраты на изменение графика очередности заказов;

3.2.2. Дополнительные затраты, связанные с дроблением партий.

3.3. Ускорение поставки отгружаемых материалов:

3.3.1. Расходы на связь;

3.3.2. Расходы на перевозку товаров отдельными партиями;

3.3.3. Премии за быструю транспортировку.

3.4. Коммерческие убытки и расходы - потеря прибылей и рост доли накладных расходов, связанный с. сокращением объема продаж из-за отсутствия требуемых товаров:

3.4.1. Конкуренты предприятия получают возможность установить связи с ее заказчиками;

3.4.2. Заказчики побуждаются к размещению заказов у других поставщиков;

3.4.3. Необходимость затрат времени на восстановление связей с клиентами;

3.5. Дополнительные расходы на поощрение мероприятий по сохранению уровня продаж.

4. Затраты на управление запасами:

4.1. Затраты на обучение:

4.1.1. Технического персонала;

4.1.2. Управленческого аппарата;

4.2. Затраты на содержание:

4.2.1. Технических служащих;

4.2.2. Конторских служащих.

Исходя из данной классификации, общее уравнение стоимости запасов имеет следующий вид:

ТСå = Соå +Chå +cdå,                       (1.1)

где Соå - стоимость заказа партии; Chå - стоимость хранения; Cdå- стоимость нехватки запасов.

Для данной модели основные условия:

1.      Q - объем 1 заказа; закупки производятся равномерно;

2.      товарно-материальные запасы расходуются равномерно;

3.      следовательно, средний объем запасов на складе - Q/2 (рис.1.2).

Рис. 1.2. Динамика изменения остатка товаров на складе.

ü Суммарная стоимость хранения запасов

Пусть Chl -  стоимость хранения единицы запасов. Тогда для расчета стоимости хранения необходимо затраты по хранению одной единицы запасов Chl за период (год) умножить на количество запасов в течение каждого дня периода. Стоимость хранения всех запасов в течение года равна стоимости хранения среднего уровня запасов, или Q/2 единиц:

Суммарные затраты на хранение имеют следующий вид:

,                                              (1.2)

ü Суммарная стоимость выполнения заказа

Стоимость выполнения заказа связана с фиксированными затратами на выполнение заказа и не зависит от размера заказа; включает в себя следующие затраты:

• стоимость подготовки документов, включая стоимость рабочего времени сотрудников, занятых этим;

• транспортные расходы (только фиксированная часть);

• командировочные и курьерские расходы.

Все затраты на выполнение заказа, зависящие от его объема (т.е. переменные), относят на стоимость самих запасов и не включают в стоимость выполнения заказа.

Если спрос на продукцию известен и зафиксирован на уровне D единиц в год, то при объеме заказа ( партии) в Q единиц , количество заказов составит D/Q , а цикл заказа Тц =Q/D.

Суммарная стоимость выполнения заказа (Со) определяется по формуле:

Соå =        ,                            (1.3)

где D - потребность за период (ед.); Q - объем заказа (ед.); Col - стоимость выполнения 1 заказа (руб.)

ü Суммарная стоимость нехватки запасов

Суммарная стоимость нехватки запасов определяется так же как и стоимость хранения, т. е. средний уровень единицы нехватки запасов умножается на стоимость нехватки единицы запасов.

,                                     (1.4)

где d – максимальное количество единиц дефицита (нехватки) запасов за период (год).