Процессы организационного совершенствования.

         Изменение внешних по отношению к организации условий и внутренних характеристик требует постоянного совершенствования организации. Проектирование организации определяют как поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных: в особенности совершенствующегося производственного процесса и  изменчивых и динамичных внешних условий. Применяется разработанный на базе системного подхода метод проектирования (совершенствования дейстующих и разработки новых) организаций, включающей три основных этапа (см. схему.):

         На научно-техническом этапе проектанты, используя свои знания и опыт по решаемой проблеме, проводят обзор литературы, существующих аналогичных проектов, углубляют знания и производят структуризацию проблемы: определяют факторы, влияющие на решение, характер первичных переменных, ограничивающих возможности развития объекта, анализируются основные организационные структуры, допустимые в данных условиях, изучаются действующие методы предпроектного анализа, моделирования и проектирования структур, действующие нормативные материалы и типовые проектные решения. Завершается этап разработкой

концепции проекта, в которой в концентрированном виде, формулируются основные идеи, приоритеты и направления проектных разработок. В результате авторы концепции и исполнители проекта получают четкое представление о целях, направлениях проектирования, характере будущего объекта, а также содержание необходимых направлений и материалов анализа внешней и внутренней среды, критериях оценки качества проектных решений и состояния анализируемого объекта.

         На аналитическом этапе выполняется направленный сбор информации об объекте в соответствии с концепцией путем изучения технической, технологической, экономической документации, непосредственного наблюдения за организацией (схемы структурные, взаимосвязи, использование рабочего времени, отклонения от нормативов), опроса руководителей и специалистов с помощью анкет и интервью, и собственно анализ: системный, диагностический и экономический. Системный анализ позволяет изучить структуры организации, оценить соответствие ее выявленным целям и принятым концепциям; диагностический анализ выявляет проблемы организации, вытекающие из ее несовершенства, и причины их порождающие; экономический анализ оценивает результаты деятельности и потери организации в финансовом выражении. Материалы анализа обрабатываются, группируются в соответствии с направлениями, принятыми в концепции, оформляются в виде ориентированных таблиц и графиков, из которых непосредственно вытекают пути последующего совершенствования организации.

         На проектном этапе в соответствии с данными анализа и направлениями, выбранными в концепции, производится системная структуризация процессов производства и управления, их группировка и формирование на их базе производственных и управленческих структур, разрабатывается нормативная регламентирующая документация, механизмы стимулирования, мероприятия по устранению выявленных проблем. Широко  используются для выбора оптимальных вариантов математические методы и ЭВМ.

         В процессе анализа возможна корректировка принятой концепции, если: выявлены допущенные в процессе теоретического поиска упущения; отсутствует необходимая информация, предусмотренная концепцией; выявлены материалы, позволяющие принять более эффективные направления проектирования, чем предусмотренные концепцией.

         На схеме показаны взаимные связи в процессе проектирования этапов разработки проекта и концепции: ее организующая роль и обратимая связь – возможная корректировка пройденных этапов.

         Существует четыре основных взаимодополняющих метода проектирования организационных структур.

         1. Метод аналогий состоит в примени организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т.п.). Применяются два взаимодополняющих подхода:

         а) использование существующих у действующих предприятий аналогичной характеристики организационных форм, доказавших свою эффективность для определенного набора исходных условий;

         б)  использование разработанных проектными организациями типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

         2. Экспертно-аналитический метод состоит  в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов (экспертов) с привлечением ее руководителей и других работников, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.

         3. Метод структуризации целей предусматривает разработку системы целей организации и последующее совмещение ее с разрабатываемой оргструктурой (рассмотрен в предыдущей теме), к разработанный структуре создается документация, регламентирующая  деятельность, ответственность, права и т.п.;

         4. Метод организационного моделирования предполагает использование прикладных программ, реализующих организационные модели (иерархических управленческих структур, распределения функций, оценки функционирования оргструуктур в конкретных условиях и др.) при проектировании оргструктуры.

         Обычно проектирование организационных структур управления основывается на совместном использовании указанных методов с учетом возможности их применения в конкретных условиях.

         Своевременное приведение структуры организации в соответствие с изменившиеся условиями является одной из важнейших задач управления. Необходимость рационализации организации определяется серьезными причинами, оправдывающими затраты на корректировки структуры:

         - неудовлетворительное функционирование предприятия, когда традиционные меры по снижению роста издержек, расширению  сужающихся рынков не дают нужных результатов;

         - перегрузка высшего руководства, требующая перераспределения прав и функций;

         - отсутствие ориентации на перспективы (стратегического видения) требует преобразования организационных форм;

         - разногласия по организационным вопросам, связанные с несовершенством структур;

         - рост масштабов деятельности и увеличение ее разнообразия при значительном изменении требуют реорганизации;

         - объединение (слияние) хозяйствующих субъектов обязательно влечет изменения в действующие структуры;

         - изменение технологии управления или технологии производственных процессов ориентирует всегда на структурные изменения.

         Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к пересмотру стратегии и изменению структуры. Приведение структуры в соответствие со стратегией: использование стратегически значимых видов деятельности в качестве основных блоков при создании организационной структуры, а также поиск эффективных путей обеспечения связей на различных уровнях управления и между ними и координация соответствующих усилий различных подразделений и отдельных сотрудников.

         Процесс коррективов организационной структуры управления должен предусматривать:

         - систематический анализ функционирования организации и ее среды с целью выявления проблемных зон;

         - разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;

         -  гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;

         - последовательную реализацию планируемых перемен: введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупномасштабные;

         - поощрение повышения уровней информированности сотрудников, что позволяет им лучше оценить свою причастность и усилить их ответственность за намеченные перемены.

         Рационализация направлена не только на совершенствование оргструктур, но и  организационных систем: совершенствование научной организации труда (в производстве и управлении), результатов труда, средств труда и технологических процессов:

         При проведение радикальных преобразований, в которых учувствуют большинство подразделений от слаженности их деятельности зависит успех рационализации. Для согласования их усилий и управления ходом работ используют сетевые графики на базе ориентированного графа, в котором вершины означают события, стрелки – работы, они позволяют использовать компьютерные программы для формирования и оптимизации графиков, а также регулирования выполнения комплекса работ.