Одним из документов, не предусмотренных ТК РФ, но очень часть встречающимся в работе отдела кадров является рекомендательное письмо. Оно может направляться от руководства фирмы, где трудился или трудится работник, а также от администрации учебного заведения, если кандидат на вакансию еще нигде не работал.
Если письмо составляется от имени организации, его надо оформить на специальном бланке. Адресат на бланке письма может быть указан, если человек хочет получить работу в определенной фирме. В том случае, если работник берет рекомендательное письмо заранее, например, в случае увольнения в связи сокращением штата, реорганизации или ликвидации организации, где он трудился, адресат на бланке не указывается.
На рекомендательном письме обязательно проставляется дата его подписания и исходящий регистрационный индекс. В рекомендательных письмах, как правило, отсутствует реквизит “краткий заголовок”. Его роль выполняет выделенное отдельной строкой наименование “Рекомендательное письмо”. Оно располагается между бланком и текстом письма в середине строки.
Информацию о работнике в рекомендательном письме можно изложить в следующей последовательности:
- продолжительность работы рекомендуемого работника в данной организации;
- должность (или должности), которую занимал сотрудник;
- профессиональные навыки рекомендуемого работника;
- его отношение к выполнению должностных обязанностей;
- характерные человеческие качества.
В заключение следует выразить надежду на положительное решение вопроса трудоустройства.
Если рекомендательное письмо направляется из учебного заведения, его текст можно составить следующим образом:
- указать, какую специальность и квалификацию получил молодой специалист;
- отметить профессиональные навыки (теоретические и практические), которые он приобрел за время обучения;
- подчеркнуть отношение выпускника к учебе;
- дать характеристику его личным качествам.
В конце нужно подчеркнуть, что рекомендатель надеется на положительное решение.
Рекомендательное письмо должно быть подписано одним из руководителей: руководителем организации, его заместителем, начальником структурного подразделения, в котором трудился работник, или руководителем кадровой службы.
Оценку трудовой деятельности работника могут содержать и такие документы, как характеристика и отзыв.
Характеристика – это документ, который составляется администрацией предприятия (иногда совместно с общественными организациями), где трудится работник, и включает описание качеств, присущих конкретному работнику, а также мнение руководства о нем.
Характеристика может составляться по запросу других организаций (прокуратуры, суда, милиции, военкомата и др.) в случаях, предусмотренных законодательством, для участия в конкурсе на замещение вакантной должности, при проведении аттестации, а также по инициативе работника при увольнении или переводе в организацию, где для оформления на работу кадровая служба требует характеристику с прежнего места работы (например, в органы ФСБ, милиции и др.).
Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:
- вводной, где указываются фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
- основной, где отмечаются деловые качества, отношение к работе, этапы профессионального роста, отношения с сотрудниками, направления деятельности работника, его достижения в работе и имеющиеся недостатки, применявшиеся виды поощрений, наличие правительственных и других наград и взыскания; кроме того, могут быть даны рекомендации по совершенствованию знаний, а также рекомендации для поступления на другую работу.
Завершающей должна быть фраза: “Характеристика выдана для представления…”.
Характеристика подписывается руководителем учреждения или структурного подразделения и заверяется гербовой печатью, а при ее отсутствии – простой печатью организации.
Если в составлении характеристики принимала участие общественная организация, ее подписывает также председатель этой организации. Характеристика может утверждаться на собрании трудового коллектива, заседании общественной организации. В этом случае на документе проставляют гриф согласования, содержащий ссылку на дату и номер протокола, отразившего ход обсуждения характеристики.
Согласовано
Протокол заседания
профсоюзной организации
от 20.12.2002 № 65
Оформлять мнение общественных органов грифом утверждения нельзя, т. к. правом усиливать юридическую силу документа наделен руководитель организации или лицо, его замещающее, посредством личной подписи или издания распорядительного документа.
Заверенная копия выданной характеристики помещается в личное дело работника. Характеристика, представленная на новое место работы, также помещается в личное дело, заведенное на работника. Исключение составляют личные дела, которые в соответствии с законодательством передаются на новое место работы. К этой категории относятся, например, личные дела государственных служащих.
В настоящее время характеристику стали называть “отзывом”. В таких случаях отзыв составляется и оформляется так же, как характеристика, только в наименовании вида документа указывают: «Отзыв».
В некоторых ведомствах разработаны и утверждены формы отзывов, где дается оценка труда работника в особых условиях. Например, в «Отзыве о работе административно-технического сотрудника», утв. приказом МИД России от 04.03.98, дается всесторонняя оценка труда работника во время его пребывания в загранкомандировке. Как правило, работники кадровых служб исполнительных органов федеральной власти знают об унифицированных формах таких отзывов и отслеживают процесс их оформления.
В управленческой практике существует еще один вид документа – это “Отзыв о служебной деятельности”. Он составляется при аттестации конкретного работника. Следует отметить, что документы, содержащие оценку профессиональной подготовки и личных качеств работника (резюме, сопроводительные и рекомендательные письма, характеристики, отзывы) очень важны для него. Необходимо помнить, что их содержание может повлиять на служебную карьеру человека, а значит, на его судьбу. Поэтому следует избегать стандартных выражений и фраз, формальных, неконкретных формулировок.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему