Система коммуникаций в организации

Известно, что менеджер тратит от 50 до 90% своего времени на коммуникацию. Эти цифры свидетельствуют о том, что управление деятельностью в значительной части сводится к управлению коммуникациями. Умение организовать людей для реализации целей организации связано со способностью придавать определенный смысл их деятельности, а задание смысла возможно только через коммуникацию.

Анализ модели управления коммуникациями в организации предполагает построение классификации коммуникативных потоков в организации. Эта классификация может быть осуществлена по ряду оснований (таблица 1):

Таблица 1

Типология коммуникационных потоков

По характеру восприятия информации коммуникации могут быть прямыми или целевыми (в которых цель сообщения заложена в его тексте), косвенными (в которых информация заложена скорее «между строк») и смешанные.

По взаимодействующим сторонам коммуникации могут разделяться как на рис.1.

Рис. 1. Классификация коммуникаций

По критерию отношения к границам организации коммуникации могут быть внешними и внутренними.

Внешние коммуникации пересекают границу и организации, выходя за ее рамки. При этом источник или получатель сообщения находится за пределами организации. 

Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Примером внешних коммуникаций может служить пресс-релиз, посылаемый организацией в средства массовой информации. А также публичное выступление организационного представителя на пресс-конференции, издание информационного бюллетеня для широкой публики, «дни открытых дверей». С потребителями организации общаются с помощью разнообразной рекламы; в налоговую инспекцию представляют письменные отчеты; с поставщиками используют их рекламу, на материалы, сырье, комплектующие, заключают договоры о поставках

Внутренние коммуникации (или внутриорганизационные) осуществляются в рамках самой организации – и источник и получатель находятся внутри организации. Это коммуникации между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации.

Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации — создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Выбор и построение оптимальных внутренних коммуникаций определяется характером и особенностями организации – организационной миссией, ее общественным статусом, масштабами, сферами деятельности, целями и стратегией.

Внутренние коммуникации предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение .

Примерами внутренней коммуникации также являются: корпоративная газета – информационный листок для занятых, собрания сотрудников подразделений и корпоративные радио и доски объявлений, внутреннее телевидение и внутриорганизационная часть Интернет-пространства (Интранет) относятся к средствам осуществления внутренних коммуникаций.

По направленности коммуникации можно классифицировать на горизонтальные и вертикальные – в зависимости от уровня, или статуса участников.

Горизонтальные коммуникации  - это коммуникации  между лицами одинакового статуса, или уровня в социальной иерархии (равноправные коммуникации). Это, как правило, обмен информацией между менеджерами одного или разных подразделений, находящихся на одном иерархическом уровне.

В настоящее время важнейшее значение приобретает управление горизонтальными коммуникациями. Это связано, как с безусловной значимость горизонтальных, в значительной степени, неформальных взаимодействий в любых типах организаций, так и с тенденцией преобразования существующих организаций в духе сокращения уровней иерархии и перехода к «горизонтальной» структуре. Эмпирические исследования показывают, что до 70% объема внутренних коммуникаций носит горизонтальный характер.

Вертикальными называют коммуникации между людьми,  стоящими на различных ступеньках социальной или организационной иерархии, например, между руководителем и подчиненным, а также руководителем и рабочей группой. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Управленческая информация в рамках вертикальных коммуникаций может передаваться по нисходящей линии, т. е. с высших уровней на низшие, а также по восходящей, т. е. снизу вверх.

Межличностная коммуникация — коммуникация с другим человеком — наиболее распространенный тип коммуникаций. Работники организации как внутри ее, так и во внешней среде могут осуществлять деловое общение, используя формальные и неформальные коммуникации.

Формальные коммуникации представляют собой способ передачи официальной информации, имеющий отношение к деятельности организации. Неформальные коммуникации можно назвать способом распространения «слухов».

Формальные коммуникации отличает от неформальных их документированность: письменная и/или протокольная, регламентированная утвержденными инструкциями форма. Несмотря на свой неочевидный статус, неформальные коммуникации – слухи, информация «из уст в уста», достаточно влиятельны в формировании общественного мнения. Примером может служить преднамеренная утечка информации, подхваченная средствами массовой информации .

Межличностные коммуникации делят также на: вербальные (словесные) и невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д. Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражение лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Все виды управленческой деятельности, все управленческие функции основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации называют связующими процессами.