Проблемы управления запасами и методы их решения

Управление запасами - это процесс прогнозирования,  планирования, организации,  контроля,  анализа  и регулирования уровня запасов МР  и ГП  в логистической системе предприятия. Поскольку запасы – это инвестиции в активы производителей и торговых посредников, то уровень запасов  и  издержки на их хранение должны быть оптимальными и обеспечивать  равномерную  работу  производственной,  транспортной   и складской систем. Политика управления запасами состоит из решений: что заказывать, когда и в каких объемах и где размещать запасы. Процедура принятия решений по управлению запасами включает последовательное решение следующих проблем:

1. Планирование потребности в запасах на определенный период.

2. Определение общих затрат по управлению запасами за данный период (год).

3. Структуризация и контроль запасов.      4. Регулирование запасов.

5. Определение оптимального размера заказа и интервала времени между заказами.

6. Выбор оптимальной системы управления запасами.

Рассмотрим данные проблемы и методы их решения.

Для планирования потребности в МР или ГП (в физ. ед.) используются следующие альтернативные методы:

а) эвристический - ожидаемая потребность устанавливается на основе опыта логистического менеджера;

б) стохастический - ожидаемая потребность определяется с учетом потребления в прошлом периоде и прогноза спроса;

в) детерминированный - расчет потребности в МР или ГП начинается только при  поступлении  заказов  потребителей с учетом  их наличия на складе.

Выбор метода зависит от наличия (или отсутствия) в организации информационной системы управления запасами. Существуют толкающая (PUSH) и тянущая (PULL) альтернативные системы управления    запасами. Традиционная толкающая система основана на содержании страхового запаса МР, который постоянно поддерживается на постоянном, как правило, высоком уровне. Объем запаса ГП в данной системе соответствует плановому выпуску и прогнозируемому спросу. Преимущества: низкая вероятность образования дефицита МР и ГП, стабильность производства и распределения, недостатки – большие затраты на содержание запасов. Примером данной системы является MRP-система.

 В тянущей системе страховые запасы МР минимальные, складские площади почти не предусмотрены, размер запаса ГП равен размеру заказа, который не задерживается на складе из-за быстрой отправки заказчику. Преимущества данной системы: отказ от избыточных запасов, быстрое реагирование на изменение спроса, замена политики продажи произведенных товаров политикой производства продаваемых товаров (на заказ), высокое качество выполнения заказов. Недостаток – вероятность возникновения дефицита из-за действия форс-мажорных обстоятельств. Примерами тянущей системы управления запасами является JIT и Канван, суть которых известна поставлять МР и ГП к тому времени, когда в них возникает потребность у производителей или потребителей.

Результаты подробного анализа внедрения данных технологий на западноевропейских предприятиях показали, что:

— запасы незавершенного производства сократились более чем на 80%;

— запасы готовой продукции сократились примерно на 33%;

— объем материальных ресурсов колебался от 4 часов до 2 дней по сравнению с 5-15 днями до внедрения;

— продолжительность производственного цикла снизилась примерно на 40%;

— производственные издержки снизились на 10-20%;

—  значительно повысилась гибкость производства.

Принятие решений по закупкам, транспортировке, складированию и производству зависит от общих затрат по управлению запасами. Они складываются из издержек, связанных с выполнением заказа (Сзак) и издержек, связанных с содержанием запасов (Схр). К первым (условно-постоянным) затратам относятся: расходы по оформлению договора поставки и согласованию условий поставки, затраты на прибретение и доставку МР или ГП, командировочные и административные расходы, расходы по приемке и складированию, а также налоги и страховые платежи. Вторые (переменные) расходы включают: зарплату работников склада, расходы на инвентаризацию запасов и комплектацию  заказов, затраты на отопление и освещение склада, расходы, связанные с устареванием и естественной убылью запасов. Для примера оптовые закупки приводят к снижению постоянных, но росту переменных затрат, и наоборот. Издержки на содержание запасов – одна из самых больших статей общих логистических затрат, влияющих на прибыльность организации. Информация об этих затратах требуется для определения оптимального объема производства, оптимального размера заказа и оптимального времени между заказами. Основная задача менеджера по запасам – добиться оптимального баланса между затратами по управлению запасами и требуемым уровнем обслуживания потребителей. Для снижения затрат по обслуживанию запасов, а значит и инвестиций в запасы, менеджер может использовать следующие методы управления запасами:

1. Аутсорсинг запасов – передача функций хранения и ответственности за запасы ключевым поставщикам или провайдерам логистических услуг и складов (третьей стороне), в результате чего достигается экономия в размере 10-20%; 

2. Совершенствование системы управления и обработки заказов;

3. Внедрение информационных систем ERP или SMI (Supply Management Inventory), основанных на прогнозировании потребительского спроса, планировании запасов, анализе времени выполнения заказов и оборачиваемости запасов.

Для решения проблемы структуризации и контроля уровней запасов используются методы АВС-, XYZ-анализа. АВС-анализ позволяет распределить запасы на основе их объема или веса, стоимости хранения, а также выяснить размеры складского помещения и количество необходимого подъемно-транспортного оборудования. Так, для немногочисленных, крупных и дорогих запасов группы А, стоимость хранения высокая, поэтому уровень запасов этой группы необходимо постоянно контролировать и по возможности свести к минимуму, а также рассчитывать оптимальный размер заказа и момент заказа. Для многочисленных и недорогих запасов группы С, имеющих низкую стоимость хранения, определяется величина потребности на длительный период времени, оптимальное число заказов и интервал времени между заказами. С помощью XYZ-анализа запасы ресурсов и товаров также делятся на группы в зависимости от частоты и точности прогнозирования потребления. В группу Х включают запасы, которые характеризуются постоянной величиной потребления, поэтому уровень запасов может соответствовать прогнозу спроса на них. Запасы группы Y подвержены сезонным колебаниям и имеют средние возможности прогноза спроса, поэтому и уровень запасов нестабильный. Запасы группы Z потребляются нерегулярно, прогнозирование их потребности неточно, поэтому уровень запасов минимальный.

Результатом совместного проведения АВС- и XYZ-анализа является  матрица,  состоящая из девяти различных классов запасов (рис.  11).                                            

Рис. 11. Распределение запасов по классам

Для ресурсов и товаров группы А необходимо точное планирование потребностей, нормирование запасов, ежедневный учет и контроль текущего запаса, в частности, для: АХ - оптимальный запас, жесткий контроль поставок и запасов; АY – перевести потребителей на предварительный заказ для определения оптимального размера заказа; AZ – постоянный учет страхового запаса; ВХ, ВY BZ – вследствие большого интервала времени между заказами, скорректировать объем заказа или размер гарантийного  запаса  в  ответ  на возможные сбои в поставках и потреблении,  например,  при задержке или ускоренной поставке, занижении или завышении объема поставки, сокращении или увеличении потребления. Для ресурсов и товаров группы С применяют укрупненные методы планирования, а контроль за уровнем запасов делегируется низшим звеньям управления. СХ, СY, CZ – заказ один раз в месяц, контроль динамики спроса и момента вероятного перехода товаров в группу В или выведение их из оборота.В процессе анализа и контроля выявляются резервы для ускорения оборачиваемости запасов, сокращения времени выполнения заказов, совершенствования структуры скидок и размеров упаковки в соответствии с требованиями транспортировки и складирования.

Основным методом регулирования запасов является их нормирование, то есть установление нормы запасов на определенный период (квартал, год). Проблема регулирования запасов связана также с нарушениями нормального функционирования системы управления запасами из-за следующих возмущающих воздействий:

1) изменение объема потребления;      2) задержка или ускорение поставки;

3) неполная поставка;                                      4) поставка  завышенного объема;

5) ошибки учета фактического объема запаса, приводящие к росту или занижению размера заказа.

Эти возмущающие воздействия приводят либо к дефициту запасов, либо к дефициту складских площадей. В первом случае необходимо регулировать уровень гарантийного запаса, во втором – уровень максимально желательного запаса. Для расчета данных параметров менеджер должен знать величину или размер оптимального заказа.

В условиях неопределенности для расчета оптимального, экономически обоснованного размера заказа используется модель  ЕОQ (Economic Order Quantity), которая основана на сбалансированности затрат на оформление заказа (Сзак) и затрат на хранение запасов (Схр), в результате которой определяется минимум общих затрат управления затратами (Суп), при котором объем заказа оптимальный. В данной модели приняты следующие допущения:

- спрос является постоянным, стабильным и известным;

- время выполнения заказа или пополнения запасов является постоянным и известным,

т. е. каждый заказ доставляется в заданное время (мгновенное пополнение);

- цена закупок и затраты на транспортировку являются постоянными и не зависят от размера заказа и от времени его размещения;

- удовлетворяются все запросы, т.е. дефицит не допускается;

- транзитных запасов нет;

- диапазон планирования и капитал неограниченны;

- в запасе имеется только один тип продукции, т.е. нет никакой совместной поставки.

Существует графическое решение данной задачи, представленное на рис. 12.

Рис. 12. Зависимость годовых издержек управления запасами от размера заказа

Для расчета ЕОQ в физ.ед. используется формула Уилсона:

i - затраты на хранение единицы заказываемых МР, ГП (в долях единицы);

Р - цена заказываемого материала или ГП.

На практике приходится учитывать больше факторов, чем в данной формуле.

Например, скидки за опт, транспортные тарифы, объем грузоперевозок, вид стандартной упаковки, использование собственного транспорта, темп инфляции. Модифицированная формула Улсона, которая учитывает тарифы на транспортировку в зависимости от размера заказа и количественные скидки:

Q1 = 2 r D / i + (1-r) Qопт,

где Q1 – максимальный размер заказа с учетом скидок на ед. продукции; r – дисконт (%). 

На основе  оптимальной  величины  заказа  рассчитывается интервал времени между заказами по формуле: