Общая структура комплексной системы информации предприятия

Основная задача системы информации предприятия состоит в максимальном удовлетворении нужд предприятия в информации, необходимой для бесперебойного его функционирования. Это относится ко всем хозяйственным единицам предприятия и соответствующим подсистемам их информации. Следовательно, об удовлетворительной системе информации предприятия можно говорить лишь в том случае, если эта система является комплексной, принимая во внимание как структуру организации, так и характер и содержание самой информации.

На первый взгляд это кажется естественным, однако необходимость комплексного характера системы информации предприятия следует подчеркнуть особо, так как этот принцип не всегда соблюдается не только на практике, но и в теории.

На предприятии с современной организацией производства существуют вполне определенные виды экономической деятельности, которые осуществляются отдельными хозяйственными единицами предприятия при соответствующем общем руководстве его работой. На практике хозяйственные (организационные) единицы предприятия, выполняющие те или иные виды экономической деятельности, имеют самые различные названия и занимают неодинаковое положение в деятельности предприятия. Речь будет идти только о видах хозяйственной деятельности предприятия, а не об организационных единицах, осуществляющих ее.

Как уже отмечалось, информационная деятельность представляет собой неразрывную составную часть любой экономической деятельности.

Для достижения поставленных перед предприятием целей и бесперебойной его деятельности требуется по крайней мере два условия: 1) располагать соответствующими знаниями и информацией о принципах и порядке осуществления его деятельности, а также сведения об окружающей среде; 2) предоставлять информацию о деятельности предприятия и его звеньев как в рамках его системы, так и органам управления внешней экономической среды. Основная задача системы информации на предприятия заключается в обеспечении информацией, необходимой для его успешной работы, рис. 2.

Система информации предприятия включает в себя организацию всей его информационной деятельности, в том числе: получение, обработку, хранение и передачу информации, а также собственно органы информации, персонал, технические средства и методологию сбора и обработки информации.

Для постоянного совершенствования и улучшения системы информации предприятия необходимо всесторонне использовать достижения. Полученные в последние годы в области теории и практики управления, принятия решений, информации и организации производства. Поэтому целесообразно ознакомиться с теми теоретическими и практическими зависимостями, которые существуют между моделью управления, теорией информации и системой регулирования.

При разработке системы информации предприятия необходимо учитывать 2 фактора:

Во-первых, в соответствии с двумя основными видами информации на предприятия должны быть созданы две специфические подсистемы информации – экономическая (статистическая и бухгалтерская) и техническая;

Во-вторых, каждая отдельная хозяйственная единица предприятия в процессе своей деятельности должна пользоваться как экономической, так и технической информацией.

В рамках предприятия встречаются и такие хозяйственные единицы, которые решают специфические задачи информационной деятельности. Например, деятельность отдельной хозяйственной единицы предприятия одновременно может быть связана со статистической, бухгалтерской и технической подсистемами информации. Следовательно, под системой информации предприятия нельзя понимать какую-либо обособленную хозяйственную единицу предприятия и его деятельность.

Рис. 2.  Взаимодействие органов хозяйственного руководства

Рис.3.  Области хозяйственного руководства на предприятии

В структурном разрезе система информации предприятия состоит из подсистем информации отдельных хозяйственных единиц, выполняющих определенные виды экономической деятельности в соответствии с уставом предприятия, и из подсистем экономической и технической информации, рис.3.

Для простоты изложения сбор и использование оперативных данных не будут рассматриваться как специальная подсистема информации, хотя, по существу, они также относятся к информационной деятельности и в практической работе это должно быть учтено.

На рис. 4, на котором представлена схема комплексной структуры системы информации предприятия, ясно видны:

А) отдельные подсистемы информации по видам хозяйственной деятельности (то есть подсистемы информации организационных единиц предприятий) а в рамках этих подсистем 0 связь между экономической (статистической и бухгалтерской) и технической подсистемами информации;

Б) отдельные подсистемы информации по видам информации: круг охвата подразделений экономической и тех информации и их связь с подсистемами информации хозяйственных единиц предприятия.

Рис.4. Структура системы информации  предприятия

Организационная структура комплексной системы информации предприятия представлена на рис. 5.

Рис.5. Организационный структура системы информации

предприятия

В данной схеме также выделены отдельные виды хозяйственной деятельности предприятия и соответствующие им подсистемы информации. Кроме того, выделены подсистемы информации и указана принадлежность отдельных видов подсистем информации. Так, например, статистическая информация относится к органам управления предприятием, бухгалтерская – к финансовым органам, а техническая – к производственно-технологическому отделу.

Для нормального функционирования системы информации предприятия требуется наличие систематических регулируемых уставом предприятия потоков необходимой информации и связи между:

отдельными подсистемами информации по видам информации;

отдельными подсистемами информации хозяйственных единиц предприятия;

подсистемами по видам информации и подсистемами по видам хозяйственной деятельности.

Следовательно, структура систем информации предприятия соответствует его организационной структуре, а информационная деятельность предприятия неразрывно связана с его хозяйственной деятельностью. Из всего сказанного следует, что разработка и совершенствование системы информации не могут производиться только путем простых организационных перемен, а лишь посредством обеспечения комплексных связей между системой информации и управленческим, оперативным и контролирующим отделами предприятия.