Системный подход к формированию организационных структур.

        Деятельность менеджера направлена на формирование новых организаций и или организационных подразделений, совершенствование действующих, на принятие организационно-управленческих решений, связанных с ликвидацией проблем, возникающих вследствие рассогласования характера деятельности организации и состояния внешней и внутренней среды, негативно отражающихся на результатах производственно-хозяйственной деятельности организации, при которых необходимо использовать системный подход.

Применяемые ранее традиционные методы принятия решений базировались на индуктивном подходе (от частного к общему): определялась роль и цели отдельных подразделений действующей структуры организации. На базе анализа отчетно-статистических данных устанавливали возможные пути их совершенствования и затем из этих подразделений формировался приемлемый вариант более совершенной организации.

При системном подходе, базирующемся на законах теории систем, применяется дедуктивный метод (от общего к частному): организация рассматривается и формируется как сложная целеустремленная система, состоящая из взаимодействующих подразделений. Из анализа состояния внешней и внутренней среды определяются долговременные цели и стратегия организации. Затем определяется комплекс функций и задачи, обеспечивающие достижение этих целей. Объем работ по отдельным функциям и принятая схема специализации подразделений формируют структуру будущей организации. Таким образом цели и объем необходимых функций определяют будущую структуру, а не наоборот.

Функции управления - относительно самостоятельные, специализи-рованные и обособленные участки управленческой деятельности, они состоят из комплекса задач.

Системный подход признает, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей (подсистем, компонентов, элементов), каждая из которых обладает своими собственными целями, подчиненными общей цели организации, т.е. предполагается необходимость структуризации, (определение структуры целей и подразделений организации).

Структура (от латинского) означает строение, расположение, порядок. Она отражает состав и взаиморасположение составных частей, взаимные связи, устройство и строение системы. Структуризация предполагает расчленение, декомпозицию системы на элементы, которая осуществляется с помощью графа типа дерева связности, состоящего из вершин (элементы  системы, комплексы работ, показатели) и ветвей (связей между ними). Построение структуры формируется на базе из двух графов связности: с помощью первого производится декомпозиция (анализ) целей системы и необходимых для достижения ее функций; с помощью второго – синтез структуры - обратное формирование из полученных путем декомпозиции элементов необходимой структуры организации, обеспечивающей выполнение этих функций.

         Основные принципы формирования дерева связности:

         1. Соподчиненность: элементы низшего уровня подчиняются элементам более высокого уровня, вытекают из них, обеспечивают их реализацию, т.е. подцели нижнего уровня выступают как средства достижения цели высшего уровня.

         2 .Сопоставимость: на каждом уровне дерева располагаются элементы сопоставимые по своему масштабу и значимости, они получаются в результате детализации по общему признаку.

         3. Полнота: дерево связности на каждом уровне должно включать все элементы этого уровня.

         4. Определенность: формировка целей и задач и других элементов дерева должна позволять оценивать степень достижения количественно или, в крайнем случае, в порядковой форме (больше – меньше, лучше - хуже).

         5. Непересекаемость (независимость) элементов данного уровня: они не должны быть логически выводимыми друг из друга (иначе это элементы разных уровней).

         6. Цели высших уровней имеют более общий характер и носят часто качественную характеристику, по мере продвижения вниз они получают более четкое выражение и количественную определенность.

Функции управления расчленяются, декомпозируются до уровня составляющих их комплексных задач. Те в свою очередь расчленяются на первичные задачи, имеющие определенную трудоемкость выполнения (Tij), выполняемые конкретным подразделением, в конкретные сроки, по конкретной технологии. Затем формируется иерархическая структура организации: определяется характер специализации ее подразделений (специальные функции), в соответствии с которым распределяются первичные задачи. Обычно подразделения формируются по специальным функциям управления (управление персоналом,  финансами,  маркетингом,  снабжением,  подготовкой производства и кр.).

Годовая трудоемкость  выполняемых задач в i-м подразделении определяет численность работников  () в нем:

где  - годовой фонд времени рабочего;

 - количество j-x задач, выполняемых  i-mподразделением в течении года;

 - трудоемкость выполнения  j - й работы в часах в i – ом подразделении

Количество первичных  k – x звеньев в i – ом подразделении.

где  - норма управляемости для подразделений к – ого типа.

Одновременно определяются уровни управления, на которых решаются те или иные задачи, руководствуясь следующим: на первом уровне (администрация) решаются задачи стратегического и общесистемного характера, требующие знания информации обо всем предприятии и внешней среде, с временным горизонтом решения год и более; на втором уровне (цеха, отделы) решаются тактические задачи с временным горизонтом до года, требующие информацию по своему подразделению; на третьем уровне (участки, бригады, бюро) решаются оперативные задачи регулирования процессов на основе заданных календарных планов, со сроками решения от нескольких часов до нескольких дней.

Аналогично формируется производственная структура предприятия: по стадиям производственного процесса (заготовительной, обрабатывающей, сборочной) определяется количество рабочих мест:

Фо – годовой фонд времени работы оборудования.

При достаточном количестве рабочих мест формируются цеха, при малом – они объединяются (например: механо-сборочный цех).

Внутренняя структура цехов (участки) определяются, исходя из норм управляемости начальника участка (Ну).

Системный подход для структуризации возникшей проблемы используется при принятии организационно-управленческих решений:

1.       Определяется возникшая проблема – ситуация требующая решений, она четко  формулируется;

2.       Определяется цель, достижение которой ликвидирует проблему, и критерии – меры достижения цели;

3.       Определяется система принятия решения: в нее включаются подразделения организации и внешней среды, влияющие на проблему, и связи между ними.

4.       На основе этой системы формируется модель (алгоритм) принятия решений;

5.       С помощью алгоритма разрабатываются возможные альтернативные варианты управленческого решения;

6.       Определяются затраты производственных ресурсов по вариантам и с помощью принятого критерия выбирается оптимальный вариант  управленческого решения.