Успешная и согласованная деятельность коллектива организации как в области производства продукции и услуг, так и в области управления организацией возможна при постоянном совершенствовании системы коммуникаций в организации.
Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, чувствами, информацией. Без чего невозможны совместная деятельность и управление.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между людьми с целью обеспечения понимания информации, являющейся предметом обмена.
В коммуникационном процессе можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, т.е. лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; сообщение, т.е. собственно информация, закодированная с помощью символов; канал, т.е. средство передачи информации; получатель, т.е. лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов, задача которых – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.
Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.
Рис. 1 - Процесс коммуникаций как система с обратной связью и шумом
На эффективность обмена информацией значительное влияние оказывает обратная связь. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Согласно некоторым исследованиям двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи), будучи более медленным, чем односторонний (обратная связь отсутствует), тем не менее, эффективнее снимает напряжение, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщения. Обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять шум, т.е. то, что искажает смысл передаваемого сигнала, сообщения. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использованного языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования, до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации (физический шум).
В принципе определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе коммуникационного процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла сообщения. Но уровень искажений можно регулировать в допустимых пределах, сохраняя основной смысл передаваемой идеи.
В организации руководители, сотрудники аппарата управления, конкретные исполнители связаны между собой различными видами делового и неформального общения, потоками информации, которые в совокупности представляют единую коммуникационную систему.
Принята следующая типология коммуникаций: между организацией и внешней средой и внутрифирменные коммуникации (между подразделениями организации; внутри подразделений по уровням производства и управления; межличностные коммуникации, неформальные коммуникации — рис. 3).
В процессе коммуникаций между организацией и внешней средой удовлетворяются собственные информационные потребности, обеспечиваются связи с клиентами, поставщиками, общественностью, государственными органами, формируется и поддерживается имидж организации, решаются определенные маркетинговые задачи.
Внутрифирменные коммуникации бывают вертикальными (восходящими и нисходящими), т.е. между различными иерархическими уровнями, и горизонтальными (между различными подразделениями).
Нисходящий уровень вертикальных коммуникаций — это передача информации с высшего уровня на низший о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, технологиях, изменении приоритета, уточнение конкретных заданий и т.п.
Восходящий уровень вертикальных коммуникаций — это передача информации с низшего уровня на высший о возникших идеях относительно рационализации процесса производства. Если руководитель решит, что идея заслуживает поддержки, он сообщает о ней на следующий, более высокий уровень. Инициатива, возникшая на низшем уровне, должна подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления.
Коммуникации по горизонтали между различными функциональными подразделениями дополняют информацию по нисходящей и восходящей вертикали и необходимы для координации их деятельности. Они способствуют формированию сплоченности и равноправных отношений в организации.
Коммуникации между руководителем и подчиненным непосредственно связаны с обменом информации по вертикали, они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя.
Рис. 3 - Система коммуникаций в организации
Коммуникации между руководителем и его командой в целом позволяют повысить эффективность действий команды, поскольку в обмене информацией участвуют все члены команды, Такого рода коммуникационный процесс позволяет более четко, а главное, оперативно и с меньшими ошибками определить стратегические и текущие цели и задачи организации.
Коммуникации между неформальными группами и сообществами, имеющимися в организации, могут охватывать целый набор связей — от бытовых до связей, касающихся производственных процессов, кадровых перестановок и т.п. Часто эти отношения называют «слухами», имеющими, как правило, неточный характер.
Внутрифирменные коммуникационные системы представляют собой совокупность коммуникационных процессов, призванных удовлетворить потребности разных уровней принятия решений в информации. Они последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием различных аналитических методов.
Коммуникационный процесс, в коммуникационных системах унифицирован и базируется на использовании электронно-вычислительной техники.
Эффективность коммуникационных сетей повышается путем их сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интегративные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач, и проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих эффективное распространение информации.
Иногда понятие «коммуникация» отождествляют с понятием «информация» или рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения управления. Однако коммуникация — это явление социально-экономическое, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.
Коммуникация отражает такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиция и др. Именно они составляют основу коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация — это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить какую-нибудь работу. Это рождает и питает информационные потоки в рабочих группах.
Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и группы людей. Без информации невозможно было бы установление связей. Информация выступает как средство коммуникации.
Понимание коммуникации как связей, основу которых составляют интересы и ценности, имеет большое практическое значение. Информация эффективна в том случае, когда она воспринимается в соответствии с определенными интересами, когда она понимаема и принимаема.
Информация— это отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким-либо способом, и поэтому обладающее свойством воспроизводимости, использующееся как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.
Система коммуникаций в организации при должном к ней отношении со стороны менеджера, предпринимателя позволяет сформировать в рабочих группах и в фирме в целом здоровый социально-психологический климат и обеспечить надлежащее качество и эффективность деятельности персонала фирмы.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему