Коммуникационный процесс - это обмен информацией, идеями и мнениями, ведущий к взаимопониманию между отправителем и получателем. Коммуникационный процесс можно представить в виде схемы.
Кодирование - Передача - Средства передачи - Прием - Декодирование
Мысли и чувства невозможно передать непосредственно, их необходимо преобразовать в некоторые символы, прежде чем сообщить их другим людям. Кодирование - процесс преобразования смысла сообщения в символы. Декодирование - процесс воспроизведения смысла сообщения.
Отправитель сообщения должен закодировать смысл сообщения в форме, понятной получателю (слова, жесты и т.д.). Получатель должен декодировать символы (слова, жесты и т.д.) и извлечь из сообщения заключенный в нем смысл. Здесь могут возникать определенные трудности с искажением смысла сообщения.
Выделяется одностороннее и двухстороннее взаимодействие.
Основные особенности односторонней связи:
• Формальность. Одностороннее сообщение может быть сформулировано и представлено более формально. Оно выглядит более официальным и деловым и поэтому должно быть важным.
• Скорость. Односторонние сообщения обычно занимают меньше времени, особенно когда один человек взаимодействует сразу со многими людьми. Бывают ситуации, когда менеджеры проводят двухчасовые совещания, когда двухстраничный документ мог бы достичь той же цели.
• Упрощение. Когда имеет место двухстороннее взаимодействие, процесс становится гораздо более сложным. Не только человек, который получает сообщение, должен осмыслить его, но и пославший должен осмыслить ответ. Включаются людские нужды, чувства и точки зрения. Одностороннее взаимодействие помогает избежать этих сложностей.
• Организация. Во многих случаях документ в письменной форме бывает гораздо лучше спланирован, чем устный разговор или совещание.
• Эффективность. Если мы определим эффективность как соглашение между отправителем и получателем сообщения, то двустороннее взаимодействие показывает здесь лучшие результаты. Проясняются точки зрения и делаются необходимые поправки. И хотя затрачивается больше времени, но достигается лучшее взаимопонимание.
Таким образом, применение одностороннего взаимодействия рекомендуется тогда, когда невелика опасность быть неправильно понятым и наоборот. Исследования показывают, что из таких способов взаимодействия, как письменное, устное, письменное, продолжаемое устным и устное, продолжаемое письменным лучшим является последнее, особенно для:
• призыва к немедленным действиям,
• проведения по компании директивы или приказа,
• обсуждения важного организационного изменения,
• исследования прогресса в деятельности,
• похвалы заслуживающего внимания работника.
Различие между устно-письменным и письменно-устным взаимодействием заключается в том, что в первом присутствует начальный элемент двухстороннего взаимодействия, тогда как во втором - нет.
Коммуникационная сеть - это общая модель взаимодействия в организации. Важно понимать, что коммуникационная сеть - это не то же самое, что формальная структура организации. Коммуникационная сеть организации определяет, кто и с кем взаимодействует. Формальная структура организации, с другой стороны, определяет разделение ответственности и уровни власти. Таким образом, формальная структура организации предоставляет только часть информации о том, как происходят процессы взаимодействия в организации и, в частности, не объясняет внутриуровневое взаимодействие.
Существуют следующие особенности взаимодействия внутри организации:
• во-первых, взаимодействие идет гораздо интенсивнее внутри подразделений, нежели между ними;
• во-вторых, во всех подразделениях это взаимодействие проходит по-разному.
В некоторых подразделениях все работники инициируют и принимают взаимодействие, тогда как в некоторых существуют люди, ни инициирующие, ни принимающие взаимодействия (изолированные) или те, через кого, напротив, проходит практически вся информация («привратники»); ими обычно являются начальники подразделений, хотя не только они.
Особенно интересными были исследования в НИОКР лабораториях, которые являются менее формализованными, чем другие части организации и, следовательно, в которых неформальные коммуникационные сети оказывают особенно сильное влияние на производительность. Было обнаружено, что работники, отличавшиеся самой высокой коммуникационной активностью, являлись также самыми производительными работниками. При этом правда, остается невыясненным, была ли высокая коммуникационная активность причиной или следствием высокой производительности. Еще один отмеченный исследователями факт заключается в том, что очень большая часть взаимодействия происходила между сотрудниками не одного и того же, а разных подразделений, но входящих в состав одной и той же организации-
Факторы, влияющие на характер коммуникаций.
1. Формальная структура организации.
2. Степень централизации. В более централизованных организациях характерна высокая степень вертикальных коммуникаций, тогда как в менее централизованных преобладают горизонтальные.
3. Выполняемое задание влияет на характер коммуникаций путем распределения внутри группы ролей, связанных с его выполнением.
4. Сплоченность группы. Коммуникации внутри группы идут тем интенсивнее, чем сплоченнее группа.
5. Физическое взаимное расположение работников (например, близость их кабинетов) оказывает влияние на интенсивность общения.
Было замечено, что открытые офисы (с невысокими перегородками вместо стен) снижают уровень общения. Это является тем удивительнее, что открытые офисы были внедрены специально для стимуляции общения.
Существует следующее различие между централизованными и децентрализованными коммуникационными сетями.
В случае централизованных сетей, тот человек, который занимал центральное положение:
1) получал больше сообщений от своих коллег,
2) получал больше удовлетворения от своей работы,
3) с большей вероятностью выбирался остальными членами группы как групповой лидер и
4) имел большее общественное влияние на остальных членов группы.
Производительность разных типов сетей зависит от типа выполняемого задания.
Так для сложных заданий предпочтительней оказываются децентрализованные сети, поскольку они позволяют выполнить задание быстрее и с меньшим количеством ошибок; в то же время для более простых заданий предпочтительнее оказываются централизованные сети. Недостатки централизованной сети при решении сложных проблем возникают из-за того, что лидер становится перегруженным, а остальные члены группы не могут внести достаточный вклад в решение проблемы.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему