Понятие и виды управленческой информации. Информационное обеспечение системы управления.

Управленческая информация – это часть социальной информации, которая выделена из общего массива по критериям пригодности к обслуживанию процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она  проникает в социальную информацию, и отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их властную волю, конкретные механизмы и способы управленческой организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

Основными видами управленческой информации выступают:

по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

по степени обновляемое (постоянная, переменная);

по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);

по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);

по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем).

 При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. При этом сведения, заслуживающие особого внимания, рекомендуется направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки.

Управленческая информация в государственном и муниципальном управлении классифицируется  по следующим направлениям:

1.                по компетенции конкретных органов (объем, и содержание управленческой информации призваны корригироваться с компетенцией органов). Это значит, что из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества: о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (муниципальных предприятиях, организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;

2.                по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах;

3.                по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов (устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);

4.                по восприятию управляющих воздействий и соответствующим изменениям под их влиянием;

5.                по типу связи структурного подразделения и внешней среды (выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой, анализируются взаимосвязи между органом управления и СМИ, органами государственной власти и т.д.);

6.                по степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени).

Классификация информации, позволяет получать ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях муниципального аппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы муниципального управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений.

Информационное обеспечение системы управления - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления.

Информационное обеспечение управленческой деятельности включает организацию информации на всех этапах её возникновения, преобразования, передачи и восприятия. Оно также предполагает следующие способы работы с информацией:

• производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования,  социально-политической жизни и т.д.;
• сбор, отбор и оценка  информации, необходимой для управления отраслями народного хозяйства, муниципальным образованием, организацией;
• аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, создание баз данных и др.);
• хранение и поиск информации;
• тиражирование и распространение информации, передача ее потребителю;
• использование информации в управлении;
• контроль за эффективностью использования информации.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.