Содержание контроллинга проекта заключается в определении результатов работы на основе анализа и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми.
Система контроллинга является частью общей системы управления проектами, между элементами (подсистемами) которой есть обратные связи и вероятность изменения ранее заданных показателей. В случае нарушения процесса выполнения проекта образуется ответное воздействие, которое направлено на снижение появившегося отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде .
В наиболее простом виде система управления с обратной связью может быть представлена в виде блок-схемы на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 - Система управления с обратной связью
У системы есть вход, выход и процесс исполнения проекта, который может соответствовать любой его части, пакету работ, отдельной работе. Выходные показатели должны контролироваться, сравниваться с некоторыми заранее установленными настройками данного конкретного контура (не с планами, сроками, ограничениями на ресурсы и т.д., а с некоторыми фиксированными параметрами типа температуры внутри помещения). В случае их отличия по цепи обратной связи образуется корректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход системы с целью устранения появившихся отклонений или корректировки входных параметров.
В действующие системы управления могут быть включен ряд контуров обратной связи, что позволяет в случае необходимости идентифицировать и по возможности устранять все отклонения, которые препятствуют достижению целей проекта. Например, можно столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, которые не были изначально учтены при разработке системы контроллинга. В этом случае в системе управления должно быть введено столько контуров, сколько типов показателей необходимо учитывать при управлении процессом (например, по входным показателям, показателям самого процесса и показателям плана). В системе управления третьего порядка число контуров должно соответствовать числу типов показателей).
Чем сложнее и технологичнее проект, тем чаще возникает необходимость перепланирования и тем большая нагрузка ложится на систему управления проектами, на ее подсистемы планирования и контроля.
Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых разрабатывался проект. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например из-за сдвига сроков начала проекта, пересмотра условий финансирования, изменения потребностей, неточного планирования зависимостей между работами, временных оценок и ресурсных ограничений для работ, задержки в передаче рабочей документации или отсутствия необходимого оборудования у подрядчиков, непредвиденных технических затруднений или изменений внешних условий.
Тем не менее, все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджеру нужно определить процедуру и установить последовательность сбора данных через запланированные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние состояния дел на данный момент на выполнение оставшихся объемов работ и т.д.
Требования к системе контроллинга вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроллинга необходимы:
¾ тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
¾ точная оценка времени, ресурсов и затрат;
¾ учет фактического выполнения работ и затрат во временном разрезе;
¾ периодическая переоценка времени и затрат, требующихся для выполнения оставшейся работы;
¾ многократное периодическое сравнение фактического выполнения работ и затрат с графиком и бюджетом.
Система управления проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Например, если происходит задержка окончания отдельных работ, то ускорить их выполнение можно за счет перераспределения трудовых ресурсов и оборудования. Если же задерживается поставка проектной документации, увеличиваются затраты на материалы и оборудование, субподрядчики срывают директивные сроки, то необходимо пересмотреть план проекта. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром параметров работ, а может потребовать создания совершенно новой сетевой модели, начиная с текущего состояния дел и до момента окончания проекта.
Принципы построения эффективной системы контроллинга применяются для управления в рамках оперативного цикла проекта. Проектирование, разработка и внедрение хорошо организованной системы контроля необходимы для достижения непосредственной обратной связи. Посредством этой связи фактическое использование ресурсов может сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроллинга.
Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, чтобы служить основой для контроллинга. При слишком частом обновлении планов и без применения процедур контроля за изменениями общий контроль над проектом может быть потерян.
Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для этого нужно четко определить и упростить процедуры подготовки и получения отчетов, а также установить для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.
Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений от плана.
Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта, однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана .
В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решаются задачи по измерению, прогнозированию и оценке складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от утвержденного плана, коррекции плана.
Процессы контроллинга проекта подразделяются на основные и вспомогательные .
Подытоживая первый раздел курсовой работы, можно сделать вывод о том, что контроллинг имеет огромное значение в управлении проектами. Контроллинг необходим для информационной поддержки при выполнении планов, совершенствования системы планирования, выявления возможных отклонений в ходе реализации проекта, а также принятия своевременных управленческих решений. Потому все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Контроллинг бывает оперативным и стратегическим в зависимости от целей предприятия.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему