Способ организации отчета зависит от вашей цели и от аудитории, на которую вы ориентируетесь. В этом разделе приведен обзор основных частей статистического отчета, которые вы можете модифицировать, исходя из своей конкретной цели. Предлагаемая нами форма типового отчета состоит из шести частей.
1. Реферат представляет собой абзац в самом начале отчета, где описываются наиболее важные факты и выводы из проделанной вами работы.
2. Введение состоит из нескольких абзацев, в которых вы описываете "предысторию вопроса", цель исследования и данные, с которыми вы работали.
3. Раздел "Анализ и методы" позволяет вам интерпретировать исходные данные, включив в отчет их графическое представление, итоговые статистические показатели и результаты, которые вы объясняете по ходу дела.
4. Цель раздела "Выводы и резюме" заключается в том, чтобы представить общую картину ситуации, собрав воедино все важнейшие мысли, которые вы хотели бы довести до сведения своей аудитории.
5. Раздел "Ссылки" содержит указания на сведения, полученные вами из внешних источников. Назначение этого раздела — предоставить возможность своим читателям в случае необходимости самостоятельно обратиться к этим источникам. Эти ссылки можно указывать по ходу текста (на соответствующих страницах) или собрать их в самостоятельный раздел.
6. Приложение должно содержать весь вспомогательный материал, который, на ваш взгляд, является достаточно важным, чтобы присутствовать в отчете, и, тем не менее, не столь уж значительным, чтобы включать его в основной текст отчета.
Кроме того, ваш отчет может содержать титульную страницу и оглавление. Титульная страница идет первой и включает название отчета, фамилию и должность лица, для которого вы подготовили этот отчет, вашу фамилию и должность (как основного исполнителя) и дату. Оглавление следует после реферата и отражает структуру отчета (с указанием номеров страниц).
Хорошо организованный отчет характеризуется ясностью и простотой. Помните: ваша цель — донести нужную информацию до соответствующей аудитории, чтобы люди поняли суть проделанной вами работы. Не пытайтесь заинтриговать своих читателей, оставляя самое интересное и важное на последние страницы отчета. Напротив, самые важные результаты необходимо сообщить уже в начале отчета, а затем на последующих страницах лишь раскрывать детали исследования. Ваши читатели оценят такой подход по достоинству, поскольку они не меньше вашего дорожат собственным рабочим временем. К тому же такой подход поможет вам донести нужную информацию до тех читателей, которые в силу своей занятости смогут ознакомиться лишь с частью вашего отчета.
Составляя свой отчет, пользуйтесь планом, в котором каждый абзац будущего отчета отражается не более чем одной строкой. Такой план — превосходный способ держать в голове общую картину ситуации в то время, когда приходится оттачивать отдельные формулировки текста отчета.
Абзац, содержащий реферат
Реферат представляет собой абзац в самом начале отчета, содержащий описание наиболее важных фактов и выводов из проделанной вами работы (менее существенные детали здесь опускаются). Пользуясь при написании этого абзаца простым, понятным ("нетехническим") языком, вы ориентируете своего читателя на суть рассматриваемой проблемы и поясняете свой вклад в ее понимание и решение. Вы, в принципе, пытаетесь "втиснуть" весь свой отчет в единственный абзац.
Некоторые люди, особенно те, кто считают себя "технически ориентированными", могут быть недовольны тем, что сотни страниц проведенных ими аналитических исследований и без того уже сокращены до 15-страничного отчета и что совершенно невозможно (да и несправедливо) пытаться "ужать" столь ценную работу в один абзац. Однако следует учитывать, что с вашим отчетом, возможно, будут знакомиться люди, чье рабочее время ценится очень высоко. Эти люди, скорее всего, прочитают лишь реферат отчета, и если вы хотите довести нужную информацию до их сведения, то лишь облегчите свою (и их) задачу тем, что постараетесь изложить суть своего исследования в одном кратком абзаце.
Несмотря на то что реферат идет первым, нередко бывает гораздо проще написать его в самую последнюю очередь — после того, как будут составлены все остальные части вашего отчета. Только в этот момент вы можете быть полностью уверены в том, что именно необходимо резюмировать!
Вводная часть
Введение состоит из нескольких абзацев, в которых вы описываете "предысторию вопроса", цель исследования и данные, с которыми вы работали. Постарайтесь изложить материал вводной части простым, "нетехническим" языком — так, будто вы хотите ознакомить с ним умного человека, не очень-то знакомого с подробностями исследуемой ситуации. Ознакомившись с рефератом и введением, ваш читатель должен полностью ориентироваться в исследуемой ситуации. Все остальное — лишь детали.
Во введении можно повторить материал из реферата. Можно даже непосредственно "скопировать" несколько предложений из реферата, использовав их в качестве своеобразного "введения к введению".
Раздел "Анализ и методы"
В разделе про анализ и методы вы интерпретируете исходные данные, включая в отчет их графическое представление, итоговые статистические показатели и результаты, которые вы объясняете по ходу дела. Здесь у вас появляется возможность изложить некоторые подробности, о которых в реферате и введении вы упоминали лишь вскользь.
Постарайтесь выбрать главное, отделив его от второстепенного. Вам, вероятно, придется опустить немалую часть своих аналитических выкладок. Внимательный аналитик, как правило, исследует все возможности — так, "на всякий случай", — проверяя различные предположения и правильность основного подхода. Но многие из этих результатов предназначены для "отдельной папки" — архива всех наблюдений. Из этой папки следует отобрать лишь то, что существенно для ситуации, рассматриваемой в вашем отчете. Если, например, для некоторой группы диаграмм рассеяния характерна обычная линейная структура, в отчет можно включить лишь одну из них, сопроводив ее комментарием о том, что другие оказались практически такими же. Отбирайте материалы, непосредственно относящиеся к поставленной вами цели.
Чтобы наилучшим образом донести до читателя свою точку зрения, графический материал желательно помещать на страницу с текстом, в котором этот материал обсуждается. В этом вам поможет компьютер. Альтернативным вариантом является использование копировального аппарата с уменьшением копий, который позволяет вставлять небольшие графические изображения непосредственно на страницу с текстом.
Ниже приведен перечень вопросов, которые желательно осветить в разделе "Анализ и методы"; эти вопросы упорядочены в соответствии с четырьмя основными задачами статистики.
1. Планирование исследования. Если есть какие-то важные аспекты, касающиеся способов получения вами данных, которые невозможно было осветить во введении, их можно включить либо в этот раздел, либо в приложение.
2. Исследование данных. Сообщите своему читателю, что вы обнаружили в ходе исследования данных. Сюда же можно включить некоторые графические материалы (гистограммы, блочные диаграммы или диаграммы рассеяния), если они помогают читателю понять суть излагаемой вами темы. Чтобы объяснить причины использования того или иного преобразования, в отчет можно включить какую-нибудь чрезвычайно асимметричную гистограмму или диагностическую диаграмму со структурой — это поможет объяснить читателю ход ваших рассуждений. Если по ходу исследований у вас возникли проблемы с выбросами (резко отклоняющимися значениями), здесь вы можете упомянуть об этом и показать, как вам удалось справиться с этой проблемой.
3. Оценка.. Представьте соответствующие случаю статистические показатели и укажите, о чем они свидетельствуют с точки зрения исследуемой вами ситуации в бизнесе. Это могут быть средние значения (указывающие типичное значение переменной), стандартные отклонения (возможно, указывающие риск), корреляции (указывающие силу взаимосвязи) или коэффициенты регрессии (указывающие влияние одного фактора на другой — с определенными поправками). Возможно, понадобится также включить в эти оценки меры вариации (изменчивости), чтобы ваши читатели могли оценить качество предоставленной вами информации. В их число можно включить — когда это возможно и уместно — стандартные ошибки и доверительные интервалы оценок, а также коэффициент детерминации R2 и стандартную ошибку оценки для регрессионного анализа.
Проверки гипотез. В случае необходимости сообщите своему читателю, "имеют ли в действительности место" те влияния, которые вам удалось оценить, сравнивая их, например, с заданным эталонным значением 0. Получив статистически значимый результат, вы имеете право объяснить его. Если же какая-то оценка не является статистически значимой, вы не должны заниматься ее интерпретацией. Если, например, оказалось, что какой-то из коэффициентов регрессии равен -167,35, но при том не отличается значимо от 0, то на самом деле вы не можете быть уверены даже в том, что тот коэффициент регрессии — отрицательное число. Поскольку истинный эффект (в генеральной совокупности) может быть положительным, а не отрицательным, не пытайтесь "объяснить", почему он отрицателен, — вы можете заблуждаться! Выполняя проверку, вы показываете своему читателю, что ваши утверждения имеют веские основания.
Раздел "Выводы и резюме"
К этому моменту ваш читатель уже в какой-то степени знаком с подробностями вашего проекта. Цель раздела Выводы и резюме заключается в том, чтобы вернуть читателя к общей картине исследуемой ситуации, собрав воедино все важнейшие мысли, которые вы хотели бы довести до сведения своей аудитории. В то время как цель реферата в первую очередь заключается в "начальной ориентации" потребителей вашего отчета, раздел "Выводы и резюме" может отразить те подробности, которые вы представили в предыдущих разделах. Помните: в то время как часть читателей ознакомится со всем материалом, предшествующим этому разделу, другая их часть может ограничить знакомство с вашим отчетом чтением только этого раздела.
Постарайтесь, в частности, сообщить своим читателям, что вам удалось установить в результате проведенного анализа. Что вообще заставило вас выполнить его? В чем ценность полученных вами результатов? Как вы ответили на поставленные вопросы?
Включение ссылок
Если вы используете в своем отчете какие-то тексты, данные или идеи из сторонних источников, необходимо делать ссылки на эти источники. Ссылка указывает на тип материала, заимствованного вами из стороннего источника информации, и позволяет читателю самостоятельно обратиться — при необходимости — к этому источнику. Каждую такую ссылку можно оформить в виде сноски (подстрочного примечания) на странице текста, где эта ссылка указана, или же собрать все ссылки в специальный раздел.
Ссылка должна содержать достаточно сведений для того, чтобы заинтересовавшийся ею читатель действительно мог найти информацию, которой вы воспользовались. Недостаточно просто сообщить фамилию автора или указать "Областное статистическое управление". Полная ссылка должна включать и такую информацию, как дата, том, страница и название издательства. Даже такое предложение, как "объем продаж за 2000 год заимствован из ежегодных отчетов этой фирмы", не содержит достаточно информации, поскольку, например, показатель объема продаж за 2000 год может быть пересмотрен в 2001 году и год или два спустя появиться в годовом отчете уже в виде другого числа.
Ниже приведено несколько примеров наиболее характерных типов ссылок. Если вы цитируете текст из какой-то другой книги, ваша ссылка должна включать фамилию автора (авторов), год публикации, название книги, место издания, название издательства, а также номер страницы, содержащей цитируемый материал. Вот пример абзаца с цитатой и подстрочного примечания к этой цитате.
Чтобы во всех необходимых случаях воздать должное авторам цитируемого материала, а также избежать обвинений в плагиате, в отчете следует указывать соответствующие ссылки. Так, Сигел утверждает:
"Если вы используете в своем отчете какие-то тексты, данные или идеи из сторонних источников, необходимо сделать ссылку на эти источники. Ссылка указывает на тип материала, заимствованного вами из стороннего источника информации, и позволяет читателю самостоятельно обратиться- при необходимости - к этому источнику".
Это цитата из книги Siegel A. F., Practical Business Statistics, 4th ed. (New York: Irwin/McGraw-Hill, 2000), p. 549.
2. Если вы заимствуете из какой-то другой книги идею, которую объясняете собственными словами (а не в виде дословной цитаты), можно поступать следующим образом.
Как указывают Bovee и Arens, комбинированные тарифы для газетной рекламы зачастую применяются в случае, когда одно и то же рекламное объявление помещается в двух "родственных" изданиях одной и той же газеты. Это могут быть утренний и вечерний выпуски одной и той же газеты или две разные, но "родственные" газеты.
Этот материал освещается в книге Bovee С. L and Arens W. F. Contemporary Advertising, 2nd ed. (Burr Ridge, III.: Richard D. Irwin, 1986), p. 413.
3. Если вы заимствуете данные из какой-то журнальной статьи, ваша ссылка должна включать название статьи, фамилию автора (если она указана), название журнала, дату и номер страницы. Если эти данные взяты
из "третьего" источника, следует указать и его. Например.
Несмотря на то что эффективность компаний, входящих в список Business Week 50, в среднем снизилась (падение составило 9,5% за период с 20 марта по 18 сентября 1998 г.), некоторые из этих компаний продемонстрировали впечатляющие результаты, например Dell Computer (рост- 85%), Cisco Systems (рост- 44%), EMC (рост- 41%) и Gap (рост- 33%).' Разумеется, нет никаких гарантий, что эти замечательные показатели сохранятся и в дальнейшем.1
1Данные заимствованы из статьи "The Corporation, Performance: Hey, Things Were Tough All Over", Business Week, 1998, October 19, p. 66. Их источником является Standard & Poor's Compustat, подразделение McGraw-Hill Companies.
4. Если ваши материалы заимствованы из электронных сетей (таких как Internet), ваши ссылки должны включать фамилию автора (авторов), на
звание, дату размещения материала в сети (и обновления) — если эти сведения указаны в соответствующем документе, дату вашего обращения к
используемому материалу и электронный адрес в виде унифицированного
указателя ресурсов (uniform resource locator — URL). Следует предоставить
всю необходимую информацию, чтобы в случае изменения или прекращения действия указанного URL-адреса ваши будущие читатели смогли вы
полнить поиск в сети с целью попытаться найти требуемый материал.
Ниже приведен пример абзаца и подстрочного примечания, в котором дата
указывается лишь один раз, поскольку обращение к соответствующему
материалу выполнялось в день его размещения в сети.
Хорошие новости для американских компаний, занимающихся розничной торговлей. Эти новости касаются нового торгового сезона, последовавшего за рождественскими праздниками (декабрь 1998 г.): объем продаж в январе оказался достаточно высоким. В частности, рост объемов продажи в одном из магазинов сети Lehman Brothers в январе 1999 г. составил 8,7%, а в сопоставимом с ним по размерам магазине сети Wal-Mart объемы продажи выросли на 10,3%.1
1Из G. Crawford, "U.S. Retailers Post Strong January Sales", Yahoo! News,
http://dailynews.yahoo.com/headlines/bs/story.html?s=v/nm/l9990204/ bs/retailing_2 .html, 1999, February4.
5. Если речь идет о материале, который вы почерпнули из интервью, письма или телефонного звонка, значит, вы должны сделать ссылку на личный контакт. При этом следует указать фамилию и должность соответствующего лица, а также место и дату контакта с ним. Например.
Одно из наиболее важных замечаний, касающихся фьючерсных рынков, заключается в том, что "они дают возможность инвесторам уклоняться от риска с относительно низкими затратами".1 Это позволяет вам изменять характеристики "риск-прибыль" портфеля в соответствии ее своими личными предпочтениями.
1Профессор Avraham Kamara, Department of finance, University of Washington, личный контакт, March 30, 1989.
Раздел приложений
Приложения содержат весь вспомогательный материал, который, на ваш взгляд, является достаточно важным, чтобы присутствовать в отчете, и, тем не менее, не столь уж значительным (возможно, из-за ограниченного объема отчета), чтобы включать его в основной материал. Приложения могут содержать распечатки исходных данных (если их можно уместить на нескольких страницах) с указанием их источника. Можно также при необходимости включить некоторые подробности проекта вашего исследования, ряд дополнительных графических материалов и таблиц, а также дополнительные технические пояснения утверждений, встречающихся в основном тексте отчета. Для удобства читателей материал можно организовать в виде нескольких подразделов, например приложение А, приложение Б и т.д.
Использование приложений — еще один способ "облегчить жизнь" читателю. Чрезмерные технические подробности не будут раздражать не слишком подготовленного читателя, а специалист всегда сможет обратиться к интересующим его деталям. Например.
Поскольку влияние пола работников не было статистически значимым, анализ множественной регрессии был повторно выполнен после исключения переменной "Пол". Результаты не претерпели существенных изменений.
Рекомендации и советы
В этом разделе приведены некоторые рекомендации и советы, которые помогут вам сэкономить время и сделать отчет более эффективным.
Помните о своей аудитории
Краткость — сестра таланта. Помните, что ваши читатели — тоже достаточно занятые люди, к рабочему времени которых следует относиться с уважением. Вы окажете им неоценимую услугу, включив в свой отчет лишь самые важные материалы, результаты, диаграммы и выводы. Если вы не можете обойтись в отчете без множества "технических" материалов, поместите их в приложения.
Выражайте свои мысли простым и понятным языком. Не скупитесь на вводный и "ориентировочный" материал, чтобы подготовить недостаточно искушенных читателей к восприятию основного текста отчета.
Просмотрите несколько раз черновой набросок своего отчета. Попытайтесь поставить себя на место читателей. Постарайтесь забыть, что вы несколько недель жили и дышали этим проектом, и вообразите, будто имеете лишь поверхностное представление о его тематике. Подумайте, в какой мере выполненное вами исследование и отчет об этом исследовании связаны с повседневной жизнью. Постарайтесь предусмотреть в отчете свидетельства такой связи — это поможет активнее включить вашего читателя в суть исследуемой проблемы.
О чем писать в первую очередь, во вторую, в последнюю?
Последовательность изложения материала играет далеко не последнюю роль. Вы не сможете написать статью, пока не получите требуемых результатов. Многие исследователи пишут введение и реферат в последнюю очередь, поскольку лишь в самом конце им становится понятно, в какой материал они должны "вводить" своих читателей и что им нужно резюмировать.
Прежде всего, нужно выполнить анализ. Исследуйте данные, просмотрите свои графические материалы, вычислите статистические оценки и выполните проверки гипотез. Возможно, придется даже выполнить множественную регрессию с другими Х-переменными. Таким образом, вы получите на своем компьютере папку файлов с таким множеством материалов, которое вряд ли сможете сразу же использовать в полном объеме. Тем не менее все эти материалы следует сохранить — возможно, кое-что из этой информации вам понадобится в дальнейшем.
Далее, выберите из файла с результатами анализа наиболее важные из них. Теперь, когда вам уже известно, как обстоят дела, вы готовы к тому, чтобы составить эскиз (краткий набросок) раздела "Анализ и методы". Возможно, на данном этапе вы будете также в состоянии сделать какие-то выводы.
Все, что вам остается, — это написать на основе предварительных кратких набросков соответствующий подробный текст, решить, что следует поместить в приложения, подготовить ссылки, а также написать введение и реферат. Выполнив этот "эскизный проект", перечитайте его несколько раз (помня об аудитории, на которую он рассчитан) и внесите окончательную правку. Если можно, попросите прочитать его кого-то из своих знакомых. Распечатайте его. Ваш отчет готов!
Другие источники
Есть немало источников информации, касающейся написания различных документов, в которых освещаются вопросы стиля и языка изложения материала. Укажем лишь некоторые из этих источников.
1. Если вы не уверены в правильности написания или применения того или
иного слова, пользуйтесь словарями. Для проверки правописания (орфографии) очень удобны компьютерные текстовые редакторы.
2. Для поиска синонимов (слов одинакового смыслового значения) пользуйтесь тезаурусами. Они помогут вам подобрать самое подходящее слово и избежать чрезмерного повторения одних и тех же слов. Многие компьютерные текстовые редакторы содержат встроенные тезаурусы.
3. Существует немало книг, предназначенных для менеджеров, которым приходится время от времени составлять отчеты, включающие те или иные технические материалы. В этих книгах можно найти много полезных рекомендаций.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему