Процесс преобразования подсистемы информации органов управления предприятием

На основе имеющегося опыта можно сделать вывод, что существующая система информации органов управления предприятием во многих отношениях не удовлетворяет предъявляемым требованиям. Это обуславливает необходимость ее совершенствования и преобразования.

Такую работу целесообразно производить по следующим этапам:

проанализировать и оценить состояние подсистемы информации управления предприятием;

определить важнейшие участки, требующие принятия решений, и их потребность в информации;

спланировать  и организовать наиболее целесообразную систему информации предприятия.

В таком же порядке следует производить преобразование и совершенствование любой системы информации предприятия.

Прежде чем планировать систему информации, удовлетворяющую потребностям управления предприятием, следует в обязательном порядке ознакомиться с его действующей системой управления, с функциями управления, с кругом принимаемых решений на отдельных участках управления. С количеством информации, необходимой для принятия решений, периодичностью ее сбора и достоверностью. Для этого следует идти от общего к частному – обеспечить информацией руководство предприятием на всех его уровнях и определить, на каких участках и уровнях принимаются решения (управленческие звенья), а затем в свою очередь выявить в пределах этих уровней руководства отдельные участки, на которых должны приниматься самостоятельные решения, и установить необходимую для этого информацию.

Входящую и исходящую информацию на отдельных участках принятия решений целесообразно фиксировать в специальном списке (ведомости), в котором следует указать источник информации, количество, качество и временные характеристики информации. На последний из перечисленных признаков следует обратить особое внимание, ибо общеизвестно, что информация часто поступает на тот или иной участок принятия решений с большим опозданием. Вследствие этого даже качественная (то есть не устаревшая) информация часто не используется в управлении предприятием, так как поступает уже после принятия решений. Специальное внимание следует уделить информации, поступающей и передаваемой в разные хозяйственные органы предприятия, а также внешней информации.

Следует также выяснить порядок фиксирования (регистрации), обработки, хранения и использования информации, необходимой для принятия решений.

После оценки системы информации управления предприятием следует провести глубокий анализ данной системы на основе слоившейся обстановки и с учетом будущих потребностей в ней. В процессе этого анализа необходимо установить взаимосвязь подсистемы информации органов управления предприятием и остальных подсистем информации.

Проведение подобной оценки и анализа может выявить необходимость совершенствования структуры управления, но чаще всего оно происходит в процессе целенаправленного преобразования структуры управления предприятием.

В результате анализа и с учетом мероприятий по совершенствованию структуры управления и информационной деятельности органов управления необходимо определить уровни принятия решений, в том числе отдельные участки решений, а также то, какие органы и в какие сроки обязаны представлять для этого информацию. Необходимо также установить, каким органам, в каком порядке и в какие сроки должны быть сообщены результаты выполнения тех или иных решений. Все это находит обычно отражение в соответствующих распоряжениях и инструкциях предприятия. Далее необходимо обеспечить выполнение распоряжений и организовать контроль за соблюдением инструкций. Методы, сроки, периодичность и средства контроля за исполнением инструкций и распоряжений, а также необходимая для этого информация должны быть установлены заранее.